În era digitalizării, eficiența și transparența sunt esențiale în gestionarea serviciilor publice, în special în domeniul sănătății. Direcțiile de Sănătate Publică (DSP) joacă un rol crucial în monitorizarea și îmbunătățirea sănătății populației, fiind responsabile pentru colectarea datelor epidemiologice, coordonarea campaniilor de vaccinare, și implementarea politicilor de sănătate publică. Totuși, utilizarea sistemelor tradiționale, bazate pe procese manuale și baze de date fragmentate, limitează capacitatea DSP-urilor de a răspunde rapid și eficient provocărilor actuale.

Un Sistem Informatic Integrat dedicat DSP-urilor reprezintă soluția modernă pentru a adresa aceste nevoi, oferind o platformă unificată pentru colectarea, analizarea și gestionarea datelor medicale. Acest articol explorează avantajele implementării unui astfel de sistem, provocările asociate și impactul său asupra performanței instituționale și sănătății publice. De la automatizarea fluxurilor de lucru la sprijinirea deciziilor bazate pe date, deschide calea către un viitor mai bine organizat și orientat către cetățeni în domeniul sănătății.

Sistem Informatic Integrat pentru DSP-uri

Structura digitală va fi proiectată pentru a optimiza și eficientiza procesele interne ale Direcției de Sănătate Publică. Prin module integrate, soluția va oferi o abordare amplă, menită să răspundă eficient nevoilor instituției. Aceasta va include implementarea unor sisteme moderne, dar și actualizarea sau extinderea modulelor software non-clinice esențiale pentru funcționarea Direcției de Sănătate Publică.

Pentru un management integrat al activității administrative, va fi introdusă o nouă soluție software care să sprijine eficientizarea proceselor și îmbunătățirea calității serviciilor oferite. Fiind o soluție modulară, aceasta va acoperi activitățile administrative non-clinice din cadrul diverselor departamente, permițând monitorizarea întregului traseu al documentelor, informațiilor și analizelor. Astfel, toate datele necesare vor fi înregistrate și gestionate prin fiecare etapă a fluxului intern, până la finalizare.

Prin această soluție, fluxurile de lucru interne vor fi digitalizate și va fi implementat un sistem informatic integrat, destinat reducerii timpilor de procesare și optimizării răspunsurilor la solicitările cetățenilor.

Proiectarea fluxurilor vizate pentru digitalizare va fi realizată în etapa de implementare a proiectului, printr-un proces de analiză și definire a fiecărui flux de lucru necesar pentru fiecare modul al sistemului integrat. În această etapă, se vor determina particularitățile fiecărui flux, adaptate la cerințele specifice ale organizației, pentru a garanta o digitalizare eficientă și o funcționare coerentă a sistemului în ansamblu.

Fluxul principal al soluției va fi de tip ad-hoc, cu posibilități de personalizare din partea utilizatorului sau administratorului, și va putea fi replicat și adaptat în funcție de necesități.

Dezvoltarea și implementarea unui sistem informatic integrat, ce va reprezenta un avans tehnologic semnificativ față de soluțiile actuale, cu impact direct asupra:

Activităților zilnice din cadrul unității sanitare – Noul sistem informatic integrat va facilita digitalizarea fluxurilor și proceselor interne, aducând un plus tehnologic considerabil comparativ cu sistemele existente. Dotarea cu echipamente performante și adoptarea unor soluții digitale moderne pentru gestionarea fluxurilor de lucru, a conținutului și a relațiilor cu terții vor transforma radical operațiunile instituției. Această modernizare va permite integrarea facilă cu aplicații din sistemul medical central sau local și va susține migrarea viitoare a aplicațiilor și bazelor de date către cloud-ul guvernamental sau alte platforme cloud, conform tendințelor tehnologice globale.

Interoperabilitate internă și externă – Sistemul informatic va asigura digitalizarea atât a fluxurilor interne, cât și a celor ce implică interacțiunea cu terții, îndeplinind cerințele de interoperabilitate și integrare cu alte instituții sau unități sanitare. Aceasta se va realiza prin interfețe REST API, asigurând securitatea și criptarea end-to-end a datelor. Fiecare modul va comunica bidirecțional cu baze de date interne și externe, facilitând un schimb de metadate eficient și în conformitate cu cerințele legislative.

Funcționarea optimă a instituției – Proiectul propus va extinde capacitățile actuale de procesare, stocare și backup, și va moderniza rețeaua de comunicații și securitate. Sistemele informatice de ultimă generație implementate vor putea gestiona volume mari de date, oferind transfer instantaneu pentru echipamentele mobile sau medicale. Infrastructura hardware va asigura stocarea și backup-ul datelor non-clinice pentru cel puțin cinci ani, garantând continuitatea optimă a serviciilor și reducerea timpilor de răspuns.

Securitatea digitală a instituției – Proiectul va include un upgrade substanțial al soluțiilor de securitate, acoperind toate tipurile de amenințări cibernetice, de la acces neautorizat și pierderi de date, la protecția împotriva virușilor și altor riscuri. Se va asigura securitatea informatică completă – hardware, software și comunicații – prin:

• Autentificare securizată și gestionarea accesului în ecosistemul digital al instituției;
• Criptarea end-to-end a datelor și informațiilor transmise între aplicații și echipamente;
• Gestionarea vulnerabilităților și patch-urilor, monitorizarea continuă a securității;
• Soluții antivirus și antispam, control la nivel de aplicație, prevenirea intruziunilor și filtrarea web, integrate într-un sistem unificat de securitate.

Aceste măsuri vor întări strategia de securitate informatică a instituției, protejând soluțiile software și echipamentele împotriva amenințărilor actuale și pregătind sistemul pentru provocările viitoare.

Sistemul va fi bazat pe produse mature și adaptabile și va respecta următoarele cerințe:

• Sistemul final va fi integrat și unitar;
• Fiecare componentă va putea funcționa independent de celelalte module;
• Sistemul va permite o parametrizare rapidă, cu efort minim, pentru a se adapta specificului organizației;
• Sistemul va fi scalabil, gestionând creșterea utilizatorilor și a volumului de date fără a afecta performanța;
• Sistemul va fi configurabil, adaptabil la schimbările structurale ale instituției, conform nevoilor acesteia.

Arhitectura sistemului informatic propus definește structura, mecanismele și interfețele utilizate, precum și modul de comunicare între componente. Aceasta oferă o viziune fizică și logică a sistemului, arătând cum va fi structurat, cum vor fi aplicate diferitele concepte și cum va putea fi extins în viitor.

Proiectarea, dezvoltarea și implementarea sistemului vor respecta următoarele principii de bază:

• Principiul legalității: Sistemul va fi construit și utilizat în conformitate cu legislația națională aplicabilă și standardele internaționale relevante.
• Principiul divizării pe niveluri: Fiecare componentă a sistemului va fi proiectată independent, conform standardelor de interfațare între niveluri.
• Principiul arhitecturii bazate pe servicii (SOA): Funcționalitatea aplicațiilor va fi împărțită în unități independente, numite servicii, care pot fi utilizate distribuit și integrate pentru a implementa funcțiile de business ale sistemului.
• Principiul siguranței datelor: Datele vor fi introduse exclusiv prin canale autorizate și autentificate.
• Principiul securității informaționale: Sistemul va asigura integritatea, selectivitatea, accesibilitatea și eficiența în protejarea datelor împotriva pierderilor, modificărilor, deteriorărilor și accesului neautorizat.
• Principiul transparenței: Arhitectura va fi modulară și va utiliza standarde deschise și transparente din domeniul IT și telecomunicațiilor.
• Principiul extensibilității: Sistemul va permite adăugarea de noi funcționalități sau îmbunătățirea celor existente.
• Principiul scalabilității: Sistemul va menține o performanță constantă, chiar și în cazul creșterii volumului de date sau a numărului de utilizatori.
• Principiul simplității și accesibilității: Aplicațiile și echipamentele vor fi proiectate ergonomic, pentru a fi intuitive și ușor de utilizat.
• Principiul integrității și veridicității datelor: Sistemul va include mecanisme care păstrează integritatea datelor, prevenind denaturarea accidentală și asigurând o corespondență exactă cu realitatea.
• Principiul integrării: Sistemul va permite integrarea cu aplicațiile existente, facilitând schimbul de informații în timp real și accesul la date din diverse componente.

Principiile esențiale ale arhitecturii sistemului informatic includ:

• Implementarea unei soluții centralizate client-server, bazată pe web: Sistemul va permite accesul autorizat la interfață și date, utilizând componente software cu licență perpetuă și posibilitatea de actualizare pe perioada de garanție.
• Asigurarea securității sistemului: Protejarea informațiilor și a subsistemelor împotriva accesului neautorizat și a divulgării de date sensibile.
• Recunoașterea valorii informației ca patrimoniu: Gestionarea informațiilor în mod corespunzător, astfel încât acestea să susțină o funcționare eficientă.
• Reutilizarea datelor și dezvoltarea extensibilă: Sistemul va permite reutilizarea datelor pentru diverse procese și va oferi posibilitatea adăugării de noi funcționalități pe măsură ce necesitățile evoluează.

Aceste principii vor ghida realizarea sistemului, asigurând o bază tehnologică robustă și flexibilă, ce se poate adapta viitoarelor cerințe și standarde în domeniul digitalizării.

Soluția tehnică propusă va include un mediu unificat, destinat configurării, dezvoltării, testării și instruirii, care va fi folosit ulterior pentru producție. Acest mediu integrat va asigura coerența și continuitatea proceselor, reducând astfel timpul și efortul necesar pentru tranziția de la stadiul de testare la utilizarea efectivă în producție.

Descrierea propunerii tehnice pentru fiecare modul component al sistemului informatic integrat este prezentată după cum urmează:

Modul de Managment Documente și Arhivare Electronică

Propunerea pentru soluția de management și urmărire a fluxului documentelor asigură o platformă completă și eficientă pentru înregistrarea, stocarea, versionarea, indexarea și regăsirea rapidă a documentelor esențiale pentru Direcția de Sănătate Publică. Soluția oferă trasabilitate completă și versionare pentru documentele interne ale instituției, printr-un sistem de stocare centralizată a documentelor electronice, completat de o capacitate de backup unitară care garantează siguranța și disponibilitatea datelor.

Pentru o gestionare optimizată a documentelor, sistemul va permite modelarea, controlul și monitorizarea fluxurilor de documente interne, incluzând arhivarea electronică conform reglementărilor de securitate și conformitate. Soluția propusă va acoperi întreg spectrul bunurilor digitale ale organizației (documente, proceduri, schițe, planuri, proiecte, coduri sursă, avize, autorizații etc.), dar și managementul imaginilor scanate ale documentelor pe suport fizic și gestionarea fluxurilor de lucru și a înregistrărilor organizației.

Integrată și interoperabilă, soluția va funcționa perfect alături de Portalul extern al DSP, susținând fluxul documentelor depuse și eliberate în cadrul acestuia. Componenta de integrare securizată facilitează un transfer sigur al documentelor și asigură continuitatea proceselor administrative prin intermediul unei interfețe eficiente și conforme standardelor actuale de securitate și accesibilitate. Această propunere tehnică este concepută pentru a sprijini activitățile instituționale ale DSP printr-o soluție modernă, scalabilă și adaptabilă nevoilor în schimbare ale instituției.

Structură și Descrierea Cerințelor Tehnice ale Soluției DMS

Soluția propusă de management al documentelor (DMS) va asigura funcționalități robuste de gestionare și arhivare electronică a documentelor, cu o integrare deplină în portalul intern al organizației. Aceasta va permite accesul facil și sigur la documente esențiale, oferind o platformă centralizată și eficientă pentru toate punctele de registratură.

Un registru unic va fi implementat pentru a asigura coerența și integritatea datelor între punctele de registratură, facilitând un control centralizat și o trasabilitate completă a documentelor. Această structură permite un flux de lucru unitar și o operare uniformă a proceselor de management documentar, susținând astfel un mediu de lucru colaborativ și integrat în cadrul organizației.

Cerințe Funcționale ale Soluției DMS

Soluția propusă trebuie să includă următoarele funcționalități esențiale pentru a optimiza gestionarea documentelor în cadrul Direcției de Sănătate Publică:

1. Trasabilitatea activităților de manipulare a documentelor și dosarelor – Sistemul va oferi o evidență detaliată a tuturor operațiunilor efectuate asupra documentelor, asigurând transparența și controlul asupra întregului flux documentar.
2. Căutarea și regăsirea rapidă a informațiilor – Platforma va permite utilizatorilor accesul rapid și facil la informațiile de care au nevoie prin funcționalități avansate de căutare și filtrare a documentelor stocate.
3. Arhivarea electronică a documentelor – Sistemul va asigura arhivarea electronică sigură și conformă a documentelor, astfel încât acestea să fie accesibile pe termen lung, păstrându-și integritatea și accesibilitatea.
4. Scanarea documentelor – Soluția va suporta scanarea documentelor atât pentru cele primite la ghișeu, cât și pentru cele generate intern de către fiecare compartiment al Direcției, facilitând astfel digitizarea completă a fluxului documentar.
5. Extensibilitate simplă – Sistemul va permite adăugarea de noi utilizatori și departamente fără intervenții complexe, sprijinind astfel creșterea și adaptabilitatea soluției.
6. Accesibilitate din rețeaua organizației – Soluția va fi accesibilă de pe orice computer conectat la rețeaua instituției și echipat cu un browser web, oferind flexibilitate de acces pentru utilizatori.
7. Compatibilitate multiplatformă – Sistemul nu va fi dependent de un anumit browser, funcționând corect pe principalele browsere utilizate, inclusiv Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome, pentru a asigura o experiență uniformă și accesibilă tuturor utilizatorilor.

Prin implementarea acestor caracteristici, soluția DMS va facilita o gestionare centralizată și eficientă a documentelor, contribuind la îmbunătățirea fluxului de lucru și la creșterea productivității în cadrul Direcției de Sănătate Publică.

Componenta dedicată înregistrării va permite capturarea completă și eficientă a tuturor documentelor, indiferent de proveniență: documente externe primite de la alte instituții sau organizații, documente create intern și documente elaborate ca răspuns la cererile primite. Toate aceste documente vor fi centralizate într-un registru unic, ce facilitează organizarea și trasabilitatea lor.

Sistemul de registratură va funcționa în conformitate cu organigrama instituției, oferind acces structurat pentru direcții, servicii, departamente, compartimente și utilizatori individuali. Astfel, fiecare secțiune va beneficia de vizibilitate specifică în cadrul fluxului documentar, asigurând accesul controlat și procesarea eficientă la nivel organizațional.

Fiecare document înregistrat în sistem va primi un număr unic de identificare, garantând astfel trasabilitatea și unicitatea fiecărui document în cadrul organizației. Acest număr va facilita referințele ulterioare și va simplifica organizarea documentelor.

Componenta de registratură electronică va permite configurarea de posturi multiple pentru înregistrarea documentelor, asigurând flexibilitate și un flux continuu al activităților de înregistrare. Numerele de înregistrare vor fi alocate din registrul unic, indiferent de locația postului, menținând consistența și sincronizarea la nivelul întregii instituții.

Soluția va oferi posibilitatea de a crea un număr nelimitat de registre, fiecare dintre acestea funcționând independent de celelalte. Utilizatorii vor putea atribui registrele create către persoane individuale sau grupuri de utilizatori, configurând accesul și gestionarea pe nivele de securitate și drepturi corespunzătoare fiecărei echipe sau departament. Această funcționalitate asigură organizarea flexibilă și controlul eficient al accesului la informații.

Pentru documentele externe, sistemul va înregistra detaliat următoarele câmpuri esențiale:

• Număr de înregistrare – Numărul unic alocat de instituția emitentă.

• CNP/CUI – Codul numeric personal (CNP) pentru persoane fizice sau codul unic de identificare (CUI) pentru persoane juridice.

• Proveniența documentului – Instituția sau organizația de la care provine documentul.

• Adresă de proveniență – Date complete de adresă (județ, localitate, stradă, număr, bloc, scară, apartament).

• Tipul documentului – Categorisirea tipului de document pentru organizare și regăsire rapidă.

• Termen de rezolvare – Termen limită exprimat în zile sau o dată precisă până la care documentul trebuie soluționat.

• Descrierea documentului – Descriere concisă a conținutului documentului.

• Observații – Câmp dedicat pentru note suplimentare relevante.

In plus pentru tipul de document va fi adaugat in administrare posibilitatea de a adauga oricate tipuri de documente, iar pentru fiecare tip de document se va putea adauga campului suplimentare care acestea vor fi vizibile in macheta de adaugare a documentelor pentru a fi completate.

Pentru documentele create intern, sistemul va colecta următoarele informații:

• Tipul documentului – Clasificarea documentului pentru regăsirea eficientă.

• Termen de rezolvare – Timpul estimat de soluționare (exprimat în zile) sau data-limită stabilită.

• Descrierea documentului – Explicații sumare privind conținutul.

• Observații – Informații adiționale.

• Adresant – Persoana căreia îi va fi distribuit documentul după înregistrare.

In plus pentru tipul de document va fi adaugat in administrare posibilitatea de a adauga oricate tipuri de documente, iar pentru fiecare tip de document se va putea adauga campului suplimentare care acestea vor fi vizibile in macheta de adaugare a documentelor pentru a fi completate.

Soluția va permite un mediu colaborativ în care fiecare utilizator poate fi asociat unui rol și unor atribuții specifice, permițând astfel administrarea unui număr nelimitat de utilizatori.

Solutia va include o interfață de administrare unde utilizatorii pot fi organizați în funcție de roluri și grupuri, iar drepturile de acces vor fi configurate în funcție de ierarhie. Acest model asigură securitatea informațiilor și accesul controlat în funcție de atribuțiile fiecăruia.

Soluția va administra documentele și fluxurile de lucru interne ale instituției, asigurând centralizarea și urmărirea acestora pe întreg parcursul procesării.

Sistemul va permite accesul utilizatorilor printr-un nume unic și o parolă, oferind acces diferențiat în funcție de rolurile atribuite. Accesul la diferite interfețe va varia de la operatori, la șefi de birou sau serviciu, responsabili de fluxuri, secretariat, registratură, administratori și management, pentru o gestionare eficientă.

Sistemul va organiza documentele în foldere configurate după structura organizației, cu subfoldere alocate fiecărui utilizator cu credentiale de acces, accesibile conform ierarhiei și rolului acestuia în organizație. Astfel, se asigură organizarea clară și accesul diferențiat.

Platforma va permite încărcarea fișierelor de dimensiuni mari, susținând documente de până la 100 MB pentru o arhivare completă fără restricții.

Sistemul va include funcții de check-in/check-out pentru a indica dacă un document este în curs de prelucrare de către un anumit operator, prevenind astfel conflictele de acces și asigurând o gestiune clară a documentelor aflate în lucru.

Sistemul va permite propagarea automată a drepturilor de acces pe întregul sistem de foldere, în funcție de ierarhia organizațională. Acest lucru asigură ca permisiunile stabilite la nivel superior să se aplice coerent și la nivelele inferioare, facilitând gestionarea accesului. Soluția va permite acordarea de permisiuni personalizate, inclusiv drepturi de citire, scriere și administrare a permisiunilor pe fiecare document. Acest lucru va permite o gestionare granulară a accesului în funcție de responsabilitățile fiecărui utilizator.

Sistemul va dispune de un meniu contextual care oferă acces rapid la funcțiile esențiale, atât în gestionarea documentelor (inclusiv gestionarea versiunilor și permisiunilor), cât și în operarea dosarelor și a fluxurilor de lucru (cum ar fi promovarea, respingerea dosarelor, notificările și adăugarea de documente).

Soluția va include un designer vizual de fluxuri pentru a facilita configurarea și vizualizarea fluxurilor de lucru. Acesta va permite o operare intuitivă, atât pentru utilizatorii care proiectează fluxuri, cât și pentru cei care gestionează dosarele, contribuind la eficiență și claritate în gestionarea sarcinilor.

Sistemul va avea un nomenclator de activități pentru ca utilizatorii registraturii să selecteze activitatea adecvată pentru fiecare înregistrare. Această funcționalitate sprijină analiza detaliată a tipurilor de solicitări și distribuirea optimă a încărcării activităților pe direcții și categorii de solicitări.

Soluția va permite configurarea solicitărilor pe faze și etape distincte de fluxuri de lucru, cu opțiunea de normare specifică pentru fiecare etapă (în zile, ore, minute). De asemenea, va permite definirea unei liste de operațiuni pentru fiecare fază, ceea ce facilitează organizarea detaliată și urmărirea progresului.

Sistemul va permite implementarea de reguli de circulație ad-hoc pentru documente, bazate pe competențe și ierarhie. Se va realiza o înregistrare automată a numerelor interne (intrare/ieșire) conform regulilor interne de aprobare stabilite, pentru a asigura controlul asupra fluxului documentelor în conformitate cu procedurile organizației.

Soluția va oferi o funcție de anulare, care va permite utilizatorilor cu drepturi specifice să anuleze anumite înregistrări, indiferent de stadiul lor. Această funcționalitate contribuie la flexibilitate și la corectarea rapidă a erorilor în procesul de gestionare documentară.

Sistemul va permite redirecționarea lucrărilor înregistrate eronat. Această funcție va fi accesibilă responsabilului registraturii sau departamentului destinat, facilitând corectarea rapidă și precisă a înregistrărilor alocate incorect.

Soluția va include un registru dedicat pentru solicitanți, parteneri și destinatari ai corespondenței, permițând selectarea rapidă a entităților deja înregistrate cu care există un istoric de comunicare. Va fi disponibilă și funcția de adăugare de destinatari sau parteneri noi, oferind flexibilitate și o bază de date actualizată a interacțiunilor instituției.

Registrul va include un mecanism de căutare avansată care permite filtrarea și identificarea documentelor și înregistrărilor în funcție de toate metadatele disponibile, inclusiv CNP, adresă, număr de telefon, CUI, Registrul Comerțului, oraș, denumire, nume și prenume, etc. Acest lucru asigură că utilizatorii pot găsi rapid documentele necesare, utilizând criterii multiple de căutare simultan.

Soluția va permite înregistrarea cererilor de către împuterniciți în numele petenților. În aceste cazuri, sistemul va permite o asociere dublă în registrul de solicitări și parteneri, înregistrând atât datele petentului, cât și pe cele ale împuternicitului, pentru o trasabilitate clară și completă a solicitărilor.

Personalul din registratură va putea marca anumite documente sau solicitări ca fiind completări sau documente conexe unei alte înregistrări existente pentru același petent sau partener. Astfel, se va asigura o legătură clară și organizată între documentele corelate, oferind un istoric complet al interacțiunilor și documentelor asociate.

Soluția va oferi două opțiuni pentru selectarea destinatarilor: manuală și automată. Astfel, utilizatorii din registratură vor putea fie să selecteze manual destinația internă a unei lucrări, fie să utilizeze destinația automată configurată pentru anumite tipuri de activități, cum ar fi cele care necesită o destinatie prestabilită, needitabilă de către operator.

Soluția va permite configurarea termenelor implicite de răspuns în nomenclatorul de activități. În plus, operatorii din registratură vor putea ajusta aceste termene dacă situația o cere, iar personalul de management va avea, de asemenea, posibilitatea de a ajusta termenele în cadrul delegării sarcinilor.

Soluția va afisa compact si intuitiv o lista a lucrarilor si sarcinilor si va permite utilizatorilor să adauge rezoluții asociate unei lucrări și să atașeze documente relevante, asigurând gestionarea eficientă a informațiilor. Prin intermediul unui flux de aprobat ierarhic, rezoluțiile (ex.: aprobare, rezolvare sau alte rezolutii relevante) sunt validate de persoanele autorizate, respectând cerințele organizaționale. Aceasta promovează transparența, responsabilitatea și îmbunătățește eficiența proceselor decizionale prin păstrarea unui istoric clar al aprobărilor.

Utilizatorii cu funcții de șef de departament sau împuterniciții acestora vor avea acces la borderourile electronice stocate în sistem, inclusiv la cele emise sau primite, în funcție de rolul și drepturile lor în organizație. Aceasta asigură trasabilitatea documentelor prin borderouri interne și externe.

Soluția va permite înregistrarea canalului prin care a fost primită o solicitare (poștă, e-mail, ghiseu etc.), configurabilă în funcție de analiza fluxurilor organizaționale. Acest mecanism sprijină claritatea în trasabilitatea și originea fiecărei solicitări.

Sistemul va permite configurarea distinctă a tipurilor de activități pentru diferite puncte de registratură, facilitând astfel specializarea și organizarea acestora în funcție de tipul și volumul solicitărilor gestionate.

Soluția va permite transmiterea electronică a solicitărilor între direcții și departamente, generând automat borderouri. Aceasta sprijină o tranziție treptată de la fluxul de hârtie la cel electronic, oferind un mediu mixt, pentru a acomoda procesele organizaționale existente.

Sistemul va genera bonuri de înregistrare pentru solicitările depuse la ghișeu, facilitând dovada înregistrării pentru cetățeni și contribuind la transparența procesului de registratură.

Soluția va permite notificarea automată a petenților prin e-mail sau SMS pentru activități care necesită confirmare, asigurând o comunicare eficientă și feedback rapid în legătură cu statusul solicitărilor.

Soluția va permite înregistrarea numărului de file asociate unei solicitări, iar această informație va apărea pe borderourile emise, contribuind la o evidență detaliată a conținutului și volumului fiecărui dosar.

Soluția va permite atașarea documentelor suplimentare la o înregistrare în orice etapă, de către utilizatorii cu drepturi corespunzătoare. Astfel, sistemul asigură completitudinea documentației pe parcursul întregului ciclu de viață al unei lucrări.

Sistemul va permite delegarea sarcinilor în conformitate cu structura ierarhică și organizațională a instituției. Acest lucru va fi util pentru distribuirea eficientă a sarcinilor în cadrul unui departament și pentru respectarea regulilor de delegare.

Soluția va permite șefilor de departamente și împuterniciților acestora să delegheze lucrările spre rezolvare unui angajat din echipă. Acest proces va fi gestionat în mod eficient printr-o interfață care asigură trasabilitatea delegării și permite urmărirea progresului.

Sistemul va permite configurarea unuia sau a mai multor împuterniciți pentru un șef de departament, asigurând continuitatea activităților chiar și în cazul absenței titularului.

Soluția va permite adăugarea de rezoluții asociate unei lucrări, atașarea documentelor de răspuns și expedierea acestora printr-un flux de aprobare ierarhică. Acest proces asigură conformitatea cu cerințele organizaționale privind aprobările necesare înainte de expedierea finală.

Numerele de ieșire vor fi generate automat doar după aprobarea documentului de către șeful de direcție sau, după caz, managerul organizației sau secretarul general. Acest flux asigură că niciun document nu primește un număr de ieșire oficial fără a trece printr-o aprobare ierarhică stabilită, detalii fiind configurabile în etapa de analiză, în funcție de structura organizațională și de procesele existente.

Soluția va păstra un istoric complet pentru fiecare lucrare sau înregistrare în sistem, incluzând detalii ale fiecărei etape prin care documentul a trecut, precum și modificările și aprobările. Aceasta permite o analiză detaliată a traseului documentelor, fiind un instrument esențial pentru audit și verificare.

Pentru utilizatorii cu drepturi specifice, soluția va permite o căutare avansată după orice metadate ale lucrării, utilizând o interfață intuitivă și specializată. Aceasta va permite filtrarea și identificarea documentelor pe baza criteriilor de căutare alese, făcând localizarea documentelor rapidă și precisă.

Soluția va permite utilizatorilor să găsească toate lucrările sau înregistrările asociate unui anumit partener, beneficiar sau destinatar, indiferent de tipul înregistrării (număr de intrare, de ieșire sau intern). Utilizatorii cu acces specific vor putea accesa documentele într-un folder dedicat al entității în cauză, facilitând o imagine de ansamblu asupra tuturor documentelor asociate unui partener specific.

Pentru înregistrările inițiate de petenți prin portalul extern, soluția va asigura transmiterea automată a solicitărilor către destinatarii predefiniți, alături de generarea automată a unui număr de înregistrare. Aceasta permite integrarea fluxurilor de înregistrare online și distribuirea automată a cererilor.

Soluția va afișa funcțiile operaționale în interfața utilizatorului conform drepturilor specifice și ierarhiei organizaționale. Utilizatorii vor vedea doar funcțiile și fluxurile de lucru aplicabile rolului și nivelului lor în organizație, asigurând un flux de lucru simplificat și controlat.

Soluția va permite crearea și configurarea fluxurilor fixe pentru anumite tipuri de documente și procese, oferind un instrument de design grafic intuitiv pentru definirea acestor fluxuri. Instrumentul de configurare va indica utilizatorului dacă fluxurile sunt complet configurate, inclusiv cu opțiuni pentru definirea de sub fluxuri ce pot fi reutilizate ca elemente într-un nou flux.

Sistemul va permite crearea unei structuri de foldere asociate structurii organizaționale, unde folderele de bază vor fi foldere de sistem, imposibil de șters. În interiorul acestora, utilizatorii vor putea defini structuri de foldere suplimentare în mod vizual, similar unui explorator de fișiere (Windows Explorer), facilitând organizarea documentelor.

Soluția va crea foldere personale pentru fiecare utilizator în sistem, unde accesul va fi limitat doar la utilizatorul respectiv. Aceasta permite utilizatorilor să stocheze documente de lucru temporare sau să gestioneze fișiere personale relevante pentru activitatea lor zilnică.

Soluția va permite încărcarea de documente în foldere de către cei cu acces specific la respectivele foldere. Fiecare document va beneficia de setarea de reguli și permisiuni personalizate, ceea ce permite o gestionare detaliată a accesului la documente și contribuie la securitatea datelor.

Sistemul va oferi rapoarte personalizabile în care utilizatorii pot selecta filtrele necesare pentru a obține informațiile dorite. Rapoartele configurabile permit monitorizarea și analiza eficientă a fluxurilor de documente și a statusurilor acestora.

Documentele vor putea fi versionate fără o limită predefinită, asigurând păstrarea tuturor versiunilor istorice și permițând revenirea la versiunile anterioare dacă este necesar. Utilizatorii vor putea vedea istoricul complet al modificărilor și evoluția fiecărui document.

Soluția va permite semnalizarea documentelor care sunt în proces de editare, astfel încât alți utilizatori să fie notificați. Totuși, utilizatorii vor avea posibilitatea de a descărca o copie a ultimei versiuni existente, chiar dacă documentul este în curs de modificare.

Soluția va permite accesul de pe diverse browsere de internet actualizate, asigurând astfel flexibilitate și accesibilitate multiplatformă, indiferent de preferințele utilizatorilor sau de dispozitivul folosit.

Soluția va funcționa într-un mediu securizat, utilizând conexiuni SSL în cadrul VPN-ului sau rețelei locale, pentru a asigura criptarea datelor și securitatea informațiilor sensibile.

Soluția va permite căutări și filtrări multiple în cadrul interfeței de lucru, ajutând utilizatorii să găsească rapid și eficient informațiile de care au nevoie. Aceasta va include filtrare după metadate, criterii de status și alți parametri relevanți.

Sistemul va afișa indicatori vizuali de tip semafor pentru lucrările ce au termene specifice de răspuns. Aceste semnale colorate vor permite utilizatorilor să identifice rapid lucrările prioritare, oferind o vizibilitate intuitivă asupra termenelor critice.

Soluția va fi integrată cu sistemele de management al calității și evaluării performanței, permițând monitorizarea eficienței proceselor și a personalului. Acest lucru va asigura coerența între fluxurile de documente și evaluarea performanțelor.

Soluția va asigura un nivel ridicat de securitate printr-un sistem de acces bazat pe nume de utilizator și parolă, cu drepturi diferențiate pentru fiecare utilizator, în conformitate cu rolul și prerogativele acestuia în cadrul organizației. Astfel, securitatea datelor și a accesului va fi garantată, oferind protecție sporită pentru informațiile critice.

Componenta File Manager

Soluția va permite utilizatorilor să navigheze cu ușurință prin toate directoarele și subdirectoarele disponibile în sistem printr-o interfață prietenoasă, similară cu un manager de fișiere tradițional, oferind o structură ierarhică clară și opțiuni de expansiune/cădere pentru foldere.

Utilizatorii vor putea alege între mai multe moduri de vizualizare a fișierelor (listă, miniaturi, detalii, etc.), personalizând astfel experiența de utilizare conform preferințelor personale, ceea ce va îmbunătăți navigarea și accesibilitatea documentelor.

Interfața va permite utilizatorilor să creeze, șteargă, redenumească, copieze și mute fișiere și directoare printr-o interfață intuitivă, care va include butoane clare și opțiuni din meniul contextual pentru a facilita operarea rapidă și eficientă.

Soluția va suporta funcția drag-and-drop, permițând utilizatorilor să mute rapid fișierele și directoarele între diferite locații printr-o simplă acțiune de glisare, ceea ce va eficientiza gestionarea documentelor și va reduce timpul necesar pentru manipularea acestora.

Soluția va oferi funcționalități de gestionare a permisiunilor pentru fișiere și directoare, permițând utilizatorilor să stabilească cine poate accesa, modifica sau șterge conținutul. Aceasta va include opțiuni de setare a drepturilor de acces pe baza rolurilor utilizatorilor, garantând astfel un control strict asupra informațiilor sensibile.

Un motor de căutare avansat va fi integrat în soluție, permițând utilizatorilor să găsească rapid fișierele și directoarele pe baza numelui, tipului de fișier, dimensiunii, datei modificării etc. Acest motor va oferi sugestii în timp real și va include opțiuni de filtrare avansate pentru o experiență de căutare optimizată.

Soluția va permite previzualizarea fișierelor comune (imagini, documente, fișiere audio/video) direct în cadrul aplicației, oferind utilizatorilor posibilitatea de a vizualiza conținutul fără a fi necesară deschiderea acestuia în aplicații externe. Aceasta va îmbunătăți eficiența și va reduce timpul de acces la informații.

Utilizatorii vor beneficia de funcționalități de editare de bază pentru fișiere text și alte tipuri de fișiere simple, permițând modificarea rapidă a conținutului direct în aplicație, fără a fi necesară deschiderea unor aplicații externe, ceea ce va îmbunătăți fluxul de lucru.

Toate operațiunile efectuate în sistem vor fi conforme cu politicile de securitate ale organizației, inclusiv verificarea drepturilor de acces la nivel de utilizator pentru a preveni accesul neautorizat la documente și informații sensibile. Aceasta va asigura integritatea și confidențialitatea datelor gestionate în sistem.

Soluția va include un sistem robust de autentificare a utilizatorilor și de gestionare a accesului la diferite funcționalități ale modulului pe baza rolurilor acestora. Acest sistem va permite crearea de grupuri de utilizatori și alocarea de drepturi specifice, asigurând astfel o gestionare eficientă a permisiunilor.

Soluția va fi proiectată pentru a fi scalabilă, permițând gestionarea eficientă a creșterii volumului de fișiere și a numărului de utilizatori fără a afecta performanța. Acest lucru va implica optimizarea resurselor și utilizarea unor tehnologii de stocare avansate, asigurând astfel că sistemul rămâne performant pe termen lung.

Integrarea componentei de File Manager cu Managementul documentelor este esențială pentru a asigura o gestionare eficientă a informațiilor. Prin această integrare, utilizatorii pot accesa și organiza documentele într-un mod centralizat, sporind astfel productivitatea și colaborarea. De asemenea, interconectarea cu celelalte module permite automatizarea fluxurilor de lucru, reducând erorile și timpul necesar pentru manipularea documentelor. Această abordare facilitează respectarea reglementărilor legale și a standardelor de calitate, contribuind la o mai bună gestionare a riscurilor. În final, integrarea modulelor oferă un sistem holistic, care se adaptează nevoilor organizației și îmbunătățește luarea deciziilor bazate pe informații actualizate și precise.

Modul de Management Resurse Umane

Solutia pentru managementul resurselor umane, are drept scop îmbunătățirea eficienței și performanței organizaționale. Această soluție va acoperi o gamă largă de funcționalități critice, asigurând o gestionare optimă a resurselor umane în vederea susținerii creșterii sustenabile a organizației.

Elementele cheie ale soluției noastre includ:

1. Gestionarea Personalului: Platforma va permite administrarea tuturor aspectelor legate de angajați, de la recrutare și integrare, până la dezvoltarea profesională și evaluarea performanțelor. Va susține o organizare eficientă a informațiilor și va facilita accesul rapid la datele angajaților.
2. Managementul Sarcinilor și Pontajului: Integrarea unui sistem avansat de monitorizare a sarcinilor și timpului de lucru va permite urmărirea în timp real a progresului și va susține o alocare eficientă a resurselor. Astfel, managementul va beneficia de analize detaliate pentru optimizarea productivității.
3. Automatizarea Fluxului de Concedii: Procesul automatizat care gestionează întregul flux de la depunerea unei cereri de concediu până la aprobarea acesteia. Această funcționalitate va reduce considerabil timpul de procesare și va îmbunătăți trasabilitatea solicitărilor.
4. Integrare cu Sistemele de Management al Documentelor: Soluția noastră va fi proiectată pentru a se integra perfect cu sistemele existente de gestionare a documentelor, asigurând un flux de informații eficient și reducând redundanțele. Se va îmbunătăți astfel coordonarea între diferitele departamente și se va asigura conformitatea cu reglementările interne și externe.

Propunerea noastra este de a crea o soluție robustă pentru managementul resurselor umane, care să asigure gestionarea eficientă a tuturor documentelor și proceselor implicate. Iată principalele cerințe tehnice:

1. Gestionarea Documentelor: Soluția va centraliza toate documentele relevante legate de resursele umane, oferind un sistem unic de administrare care va facilita manipularea eficientă și organizarea informațiilor.

Funcționalități Esențiale:

1. Trasabilitatea Documentelor și Dosarelor: Sistemul va permite urmărirea fiecărei acțiuni efectuate asupra documentelor, asigurând transparența și responsabilitatea prin audituri detaliate ale activităților.
   
2. Căutare și Accesibilitate: Vor fi implementate funcții avansate de căutare, permițând utilizatorilor să găsească rapid și ușor informațiile necesare. Interfața intuitivă va sprijini o navigare facilă prin documente și dosare.
   
3. Arhivare Electronică: Sistemul va oferi posibilitatea arhivarii electronice a documentelor, îmbunătățind securitatea și reducând nevoia de stocare fizică a hârtiei.
   
4. Extensibilitate: Arhitectura soluției va permite extinderea facilă, incluzând adăugarea de personal nou și înființarea de noi departamente, fără a perturba funcționarea existentă.
   
5. Accesibilitate Generală: Soluția va fi accesibilă de pe orice computer conectat în rețeaua organizației care are un browser web instalat. Aceasta va asigura mobilitate și flexibilitate în accesarea și gestionarea informațiilor.
   
6. Compatibilitate Cu Browser-ele Principale: Soluția va fi agnostică în privința browser-ului web utilizat, oferind compatibilitate deplină cu cele mai comune opțiuni: Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome

Soluția va include un modul complet de recrutare pentru crearea și publicarea anunțurilor de angajare, monitorizarea candidaților, organizarea concursurilor și gestionarea procesului de onboarding. Fluxurile de aprobare vor permite managementului resurselor umane să coordoneze eficient, asigurând transparență și ușurință în integrarea noilor angajați.

Soluția va include un profil detaliat pentru fiecare angajat, cu toate datele și documentele relevante (adeverințe, cereri de concediu, contracte, anexe etc.), păstrate în siguranță și accesibile doar utilizatorilor autorizați. Actualizarea automată a profilului va oferi transparență asupra documentației și calificărilor, permițând organizației să monitorizeze permanent angajații.

Soluția va dispune de un modul de monitorizare a prezenței, incluzând evidența orelor lucrate, zilelor de concediu și absențelor. Managerii vor putea accesa rapoarte detaliate, având o imagine clară asupra prezenței și absențelor, pentru a putea optimiza alocarea resurselor umane.

Soluția va facilita întregul proces de gestionare a concediilor, de la trimiterea cererilor de către angajați până la aprobarea de către manageri. Aceasta va include notificări automate, afișarea unui calendar al concediilor și opțiuni de planificare pentru a preveni suprapunerile și a asigura continuitatea activităților operaționale.

Modulul va include funcționalități de planificare a timpului liber, oferind managerilor o vizibilitate completă asupra perioadelor de concediu, evitând suprapunerile. Va genera automat o schemă a disponibilităților și va oferi sugestii pentru distribuirea eficientă a resurselor pentru a menține operațiunile fără întreruperi.

Soluția va include un sistem de notificări configurabile care va trimite alerte pentru evenimente importante, cum ar fi zilele de concediu, prin aplicație și email, către persoana implicată și echipa aferentă. Aceste notificări vor permite o mai bună planificare a activităților și informarea corectă a echipei.

Utilizatorii cu roluri de administrare vor putea personaliza intervalul de notificare și grupul de destinatari pentru fiecare tip de alertă. Această flexibilitate va permite ajustarea soluției la nevoile organizaționale și menținerea informării corecte în rândul echipelor și angajaților.

Soluția va permite redistribuirea automată sau manuală a task-urilor către un înlocuitor desemnat, astfel încât continuitatea activităților să nu fie afectată. Managerii vor putea alege o persoană disponibilă, iar aceasta va primi notificările necesare pentru a putea prelua eficient sarcinile.

Soluția va include o funcție de căutare detaliată pentru identificarea rapidă a înlocuitorilor după CNP, nume sau prenume, ajutând managerii să aloce rapid resursele necesare și să asigure continuitatea activităților.

Soluția va permite gestionarea completă a contractelor de muncă și a actelor adiționale, notificând utilizatorii cu câteva zile înainte de expirarea acestora, pentru a asigura reînnoirea la timp și respectarea termenelor legale și contractuale.

Procesul de reînnoire va fi simplificat prin fluxuri de aprobare rapide, cu opțiuni de generare a documentelor și semnături digitale pentru accelerarea întregului proces. Astfel, managerii de resurse umane vor putea evita întârzierile și erorile în reînnoirea contractelor.

Soluția va permite înregistrarea și urmărirea programelor de instruire și dezvoltare, permițând crearea de cursuri, monitorizarea participării și evaluării. Aceasta va asigura transparența dezvoltării profesionale a angajaților și susținerea obiectivelor de învățare ale organizației.

Soluția va permite evaluarea performanței angajaților prin formulare personalizate de evaluare, raportare a rezultatelor și analiză a performanțelor. Managerii vor putea accesa istoricul evaluărilor, identificând nevoile de dezvoltare și ajustând obiectivele pentru fiecare angajat.

Soluția va oferi un spațiu securizat pentru arhivarea documentelor legale și contractuale, permițând accesul doar personalului autorizat. Modulul de gestionare a plângerilor va asigura transparența și respectarea procedurilor legale, păstrând un istoric complet al reclamațiilor și soluțiilor adoptate.

Modulul de supervizare va permite managerilor o vizualizare în timp real a stadiilor fluxurilor de lucru, a responsabilităților angajaților și a sarcinilor restante. Acest tablou de bord interactiv va asigura monitorizarea constantă a activităților și performanțelor individuale sau de echipă.

Soluția va integra funcții avansate de raportare, cu posibilitatea de filtrare și personalizare a rapoartelor în funcție de criterii relevante (departament, perioadă, tipul sarcinii). Astfel, managementul va avea acces rapid la statistici și analize detaliate.

Soluția va permite crearea, asignarea și monitorizarea sarcinilor, oferind funcții de detaliere a fiecărei sarcini cu termene limită, descrieri și fișiere relevante. Managerii vor putea crea și urmări progresul sarcinilor pentru a asigura îndeplinirea obiectivelor.

Fiecare sarcină va avea câmpuri dedicate pentru deadline, descriere și atașamente, permițând organizarea precisă a activităților și facilitând colaborarea prin atașarea documentelor relevante.

Vor fi definite categorii personalizabile pentru sarcini, de la „Urgente” la „Administrative,” permițând echipei o prioritizare eficientă și o analiză mai facilă a activităților.

Fiecare compartiment va putea genera și emite pontaje în mod eficient, cu opțiuni de raportare asupra orelor de lucru, concediilor și absențelor, asigurând o înregistrare centralizată și corectă a prezenței angajaților.

Vor exista niveluri de permisiuni pentru gestionarea pontajelor: utilizatori cu drepturi doar de vizualizare și cei cu drepturi de editare, adăugare și ștergere.

Soluția va permite configurarea alertelor și notificărilor push în funcție de nivelurile de acces ale utilizatorilor, asigurând astfel o administrare sigură și personalizată a comunicărilor sistemului.

Modulul va permite tipărirea oricărui document generat, asigurând o copie fizică a datelor atunci când este necesar.

Sistemul va păstra un istoric complet al activităților înregistrate, cu posibilitatea de a analiza fiecare modificare efectuată asupra documentelor și sarcinilor.

Soluția va include un motor de căutare avansat, permițând filtrarea după metadate specifice pentru a localiza rapid informația dorită.

Organigrama organizației va fi configurabilă și va permite reprezentarea grafică a structurilor organizaționale, permițând o vizualizare clară a ierarhiei și structurii.

Sistemul va include funcționalități avansate de căutare și filtrare pentru a permite utilizatorilor să acceseze rapid informația necesară în funcție de criteriile dorite.

Vor fi afișate semnale vizuale de tip semafor pentru lucrările urgente sau cu termene apropiate, facilitând prioritizarea acestora în funcție de timpul rămas.

Soluția va oferi acces securizat pe baza unui sistem de autentificare robust, cu roluri definite clar pentru fiecare utilizator în conformitate cu necesitățile de securitate ale organizației.

Soluția va permite încărcarea fișierelor mari de până la 100 MB, astfel încât utilizatorii să poată adăuga documente esențiale direct în aplicație.

Soluția va permite o colaborare eficientă între utilizatori, cu posibilitatea de desemnare de roluri și atribuții conform licenței organizaționale cu numar nelimitat de utilizatori.

Administrarea va fi centralizată în interfața aplicației, oferind opțiuni avansate de gestionare a permisiunilor pe baza de roluri și grupuri pentru protecția datelor sensibile. Accesul se poate configura pana la cea mai în detaliu acțiune pe care un utilizator poate face.

Modul de Management al Lanțului de Aprovizionare

Propunem implementarea unei soluții inovatoare pentru managementul lanțului de aprovizionare, menită să asigure o gestionare eficientă a întregului proces de aprovizionare, stocuri, achiziții și relații strategice cu furnizorii. Această soluție va cuprinde următoarele funcționalități și beneficii:

1. Gestionarea Eficientă a Lanțului de Aprovizionare: Soluția va permite o administrare optimă a lanțului de aprovizionare, garantând un flux constant de resurse și bunuri. Aceasta va sprijini monitorizarea și controlul nivelurilor de stoc, asigurându-se că resursele sunt disponibile la momentul necesar.
2. Planificare și Aprovizionare: Sistemul va include funcții avansate de planificare a aprovizionării, care vor optimiza achizițiile și vor facilita o disciplină riguroasă în gestionarea stocurilor.
3. Notificări Automate: O funcționalitate esențială va fi sistemul de notificare automată, care va menține o comunicare eficientă și constantă cu furnizorii. Aceasta va reduce timpii de răspuns și va îmbunătăți relațiile comerciale.
4. Integrare Funcțională: Soluția nu se va limita la coordonarea logistică, ci va avea un rol integrator, optimizând toate activitățile din cadrul organizației. Va permite colaborarea eficientă între diferite departamente și funcții organizaționale.
5. Colaborare cu Alte Funcții Organizaționale: Soluția va oferi capacitatea de a integra activitățile logistice cu diverse funcții interne, cum ar fi laboratoarele, gestiunea resurselor umane, administrarea parcului auto și întreținerea clădirilor. Această integrare va asigura o abordare holistică a operațiunilor organizației, eficientizând procesele și resursele.

Obiectivul propunerii este de a dezvolta o soluție puternică și integrată pentru managementul lanțului de aprovizionare, care să faciliteze gestionarea eficientă a stocurilor și logisticii produselor. Această soluție va include următoarele cerințe tehnice esențiale:

Gestionarea Lanțului de Aprovizionare și a Stocurilor: Soluția va asigura o administrare cuprinzătoare a lanțului de aprovizionare, gestionând atât stocurile, cât și logisticile asociate produselor, precum și relațiile cu furnizorii.

Integrarea cu Managementul Documentelor: Sistemul va fi integrat cu soluțiile existente de management al documentelor, facilitând o gestionare transparentă și organizată a documentației relevante.

Funcționalități Esențiale:

1. Trasabilitatea Activităților: Soluția va permite urmărirea detaliată a activităților de manipulare a stocurilor și produselor, garantând transparența și responsabilitatea în gestionarea resurselor.
2. Gestionarea Electronică a Stocurilor: Vom implementa un sistem de gestionare electronică dedicat stocurilor de medicamente și materiale sanitare va asigura o alocare corectă și eficientă a resurselor.
3. Căutare și Accesibilitate: Vor fi dezvoltate funcții avansate de căutare, facilitând utilizatorilor găsirea rapidă a informațiilor necesare în cadrul sistemului, ceea ce va spori eficiența operațională.
4. Arhivarea Electronică a Documentelor: Soluția va oferi capacitatea de arhivare electronică pentru documentele gestionate în cadrul managementului lanțului de aprovizionare, asigurând o stocare sigură și accesibilă.
5. Configurare Dinamică: Utilizatorii vor avea posibilitatea de a configura dinamic produse, categorii de produse, gestiuni, fișe de magazie, bonuri de transfer și alte documente stabilite în faza de proiectare a soluției.
6. Accesibilitate Generală: Soluția va putea fi accesată de pe orice dispozitiv dotat cu un browser web, atâta timp cât este conectat la rețeaua organizației. 
7. Compatibilitate Cu Browserele Principale: Sistemul va funcționa fără dependență de un anumit browser web, asigurându-se compatibilitate cu cele mai utilizate browsere, inclusiv Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome.

Prin implementarea acestei soluții tehnice, organizația va beneficia de un management al lanțului de aprovizionare optimizat, care va sprijini eficiența și va contribui la realizarea obiectivelor generale ale instituției.

Soluția va integra un sistem de autentificare securizat care va oferi acces bazat pe nume de utilizator și parolă unică. Rolurile și permisiunile fiecărui utilizator vor fi configurate de către administrator, asigurând acces diferențiat la funcționalități și interfețe. Utilizatorii vor fi grupați în roluri prestabilite (de exemplu, operator, manager, administrator), iar competențele vor fi adaptate în funcție de cerințele organizaționale. Sistemul va include controale suplimentare de securitate (cum ar fi autentificare cu doi factori pentru roluri critice) și notificări automate pentru parolele necorespunzătoare sau repetate. Administratorii vor putea ajusta permisiunile oricând, reflectând astfel schimbările de roluri sau responsabilități.

Soluția va avea o interfață complet localizată în limba română, inclusiv toate meniurile, mesajele de eroare, notificările și informațiile ajutătoare. Interfața va fi configurabilă pentru a include traduceri detaliate pentru toate funcționalitățile, iar limbajul va fi accesibil și clar pentru utilizatorii din România. Localizarea completă va include și formatele specifice de date, ore, și alte convenții culturale românești, facilitând astfel o utilizare intuitivă și prietenoasă.

Soluția va fi scalabilă și adaptabilă, permițând accesul simultan al unui număr nelimitat de utilizatori, de pe orice dispozitiv conectat la internet. Aceasta va funcționa fără restricții legate de accesul la dispozitive multiple, astfel încât utilizatorii să poată utiliza soluția atât de pe calculatoare, cât și de pe dispozitive mobile. Sistemul va fi optimizat pentru un acces rapid și eficient, indiferent de locația utilizatorului sau de dispozitivul folosit, asigurând performanță ridicată pentru o experiență fluidă de utilizare.

Soluția va include un modul de configurare dinamică a gestiunilor, astfel încât utilizatorii cu permisiuni specifice să poată adăuga, modifica sau elimina gestiuni fără intervenția unui dezvoltator sai programator. Funcționalitatea va permite configurarea unor noi gestiuni printr-un set de opțiuni și câmpuri editabile în interfața aplicației, oferind astfel flexibilitate maximă. Interfața de configurare va fi intuitivă și prietenoasă, permițând ajustarea rapidă a setărilor pentru a reflecta modificările organizaționale.

Soluția va include o structură de organizare ierarhică, permițând clasificarea articolelor pe clase, grupe și categorii. Utilizatorii vor putea organiza articolele pe diferite niveluri de clasificare, permițând identificarea rapidă a acestora și asigurând o gestionare eficientă a inventarului. Interfața de clasificare va include opțiuni pentru căutare și filtrare avansată, iar utilizatorii vor putea personaliza categoriile și structurile claselor după nevoile organizaționale. Clasificarea detaliată va facilita generarea de rapoarte și va simplifica analizele asupra fluxului de articole.

Soluția va permite introducerea documentelor de intrare printr-un modul de gestiune dinamică, oferind posibilitatea de a adăuga tipuri noi de documente, cum ar fi Facturi, Avize de expediere sau alte tipuri configurabile. Utilizatorii vor putea seta tipuri de intrare suplimentare prin interfața de configurare, specificând detaliile necesare pentru fiecare nou tip de document. Această flexibilitate va permite adaptarea la schimbările procedurilor de gestionare a stocurilor și la cerințele specifice ale organizației.

Soluția va oferi funcționalități dedicate pentru tipuri de ieșiri multiple, inclusiv Condica, Bonuri de consum și transferuri către alte gestiuni. Fiecare ieșire va fi configurabilă în funcție de parametrii stabiliți de organizație, iar procesul de ieșire va include validări și proceduri pentru a asigura corectitudinea tranzacțiilor. Sistemul va genera documente justificative pentru fiecare ieșire și va actualiza automat stocurile din gestiunile afectate, permițând monitorizarea precisă a mișcărilor de stoc.

Soluția va avea o funcționalitate de transfer între gestiuni, permițând mutarea articolelor dintr-o gestiune în alta prin câteva clicuri. Transferul va fi monitorizat printr-un sistem de urmărire, iar utilizatorii vor putea vizualiza istoricul complet al mișcărilor de stoc între gestiuni. Transferurile vor fi reflectate în timp real în stocurile din fiecare gestiune, asigurând o evidență actualizată și precisă.

Soluția va include o funcționalitate de afișare a stocului în timp real, permițând vizualizarea rapidă a cantităților disponibile pentru fiecare articol. Sistemul va oferi opțiuni de generare, salvare și tipărire a fișei de magazie, inclusiv exportul în formate compatibile pentru arhivare sau distribuire. Actualizările de stoc vor fi vizibile imediat după fiecare intrare sau ieșire, asigurând astfel o gestionare corectă și rapidă a inventarului.

Soluția va oferi un modul de raportare detaliat, care va permite generarea și tipărirea de rapoarte complexe, cum ar fi Balanțe, Rapoarte de intrări și ieșiri, precum și rapoarte pentru articole expirate. Rapoartele vor fi personalizabile prin filtre multiple (dată, categorie, gestiune etc.), iar utilizatorii vor putea salva și distribui rapoartele în format digital sau fizic. Rapoartele detaliate vor contribui la analiza performanței și gestionarea optimă a stocurilor.

Soluția va include un sistem de gestionare a perioadelor de gestiune, permițând utilizatorilor să configureze și să închidă perioadele de inventar la intervale prestabilite. Odată închise, perioadele de gestiune vor asigura o arhivare sigură a tranzacțiilor și vor bloca modificările ulterioare, asigurând astfel integritatea datelor înregistrate. Acest mecanism va sprijini conformitatea organizației cu standardele contabile și procedurile interne.

Soluția va permite importul articolelor clasificate, facilitând introducerea acestora în sistem în mod organizat, pe clase, grupe și categorii. Modulul de import va accepta fișiere în format Excel sau CSV, iar sistemul va include validări automate pentru asigurarea integrității și completitudinii datelor importate. Această funcționalitate va reduce timpul necesar configurării inițiale și va asigura o organizare corectă a datelor pentru rapoarte și analize ulterioare.

Soluția va include o componenta dedicată furnizorilor, permițând introducerea și gestionarea completă a informațiilor despre furnizori de medicamente și materiale sanitare. Fiecare furnizor va avea un profil detaliat, incluzând informații de contact, detalii contractuale și istoricul tranzacțiilor. Acest modul va permite accesul rapid la datele furnizorilor și va facilita colaborarea eficientă și conformitatea cu reglementările de aprovizionare.

Soluția va include un modul de comunicare securizat, destinat colaborării cu parteneri autorizați, cum ar fi Ministerul Finanțelor, spitale și alte instituții publice. Interfața dedicată va facilita schimbul de documente și informații într-un mediu controlat și protejat, iar toate mesajele și documentele schimbate vor fi arhivate pentru o trasabilitate completă. Utilizatorii vor putea comunica eficient cu partenerii, asigurând conformitatea cu cerințele de reglementare și facilitând colaborarea interinstituțională.

Soluția va oferi acces securizat pentru partenerii externi printr-un sistem de autentificare bazat pe utilizator și parolă, similar cu cel pentru utilizatori interni. Permisiunile vor fi configurabile și vor permite accesul partenerilor doar la informațiile relevante. Credențialele vor fi generate automat la înregistrarea partenerilor în modulul dedicat, iar autentificarea va include controale de securitate suplimentare (de exemplu, autentificare cu doi factori) pentru partenerii cu acces la informații sensibile. Acest mod controlat de acces va asigura protejarea datelor organizației și va permite colaborarea sigură cu partenerii.

Soluția va avea o interfață dedicată gestionării furnizorilor, oferind o vizualizare centralizată a tuturor documentelor asociate fiecărui furnizor (facturi, avize, oferte). Interfața va permite accesarea rapidă a fiecărui document asociat, prezentând o imagine de ansamblu asupra tuturor tranzacțiilor și interacțiunilor cu furnizorul respectiv. Acest modul va include căutare și filtrare, facilitând identificarea rapidă a documentelor dorite.

Fiecare furnizor va avea un profil individual detaliat, cu secțiuni dedicate pentru fiecare tip de document și tranzacție (facturi, avize, oferte etc.). Profilul va oferi acces la istoricul complet al colaborării cu furnizorul și va permite exportarea datelor pentru analize detaliate. Acest lucru va facilita managementul relațiilor și optimizarea proceselor de aprovizionare.

Soluția va permite furnizorilor să-și creeze conturi în aplicație, având acces la o interfață simplă pentru încărcarea și descărcarea documentelor. Această funcționalitate va include o secțiune de comunicare dedicată, facilitând schimbul de informații în mod structurat și eficient. Furnizorii vor putea, astfel, să gestioneze și să vizualizeze documentele proprii într-un spațiu securizat, crescând astfel transparența și reducând erorile de comunicare.

Soluția va asigura un mediu securizat pentru schimbul de documente cu furnizorii, printr-un sistem de autentificare și criptare avansată. Toate datele schimbate vor fi criptate end-to-end pentru a preveni orice acces neautorizat. Sistemul va include, de asemenea, un jurnal de audit pentru urmărirea accesului și a modificărilor documentelor, asigurând trasabilitatea completă a tuturor acțiunilor.

Soluția va integra un sistem de notificări care va informa furnizorii despre orice actualizare sau document nou primit. Notificările vor apărea în contul lor de furnizor din aplicație și vor fi trimise și prin email pentru a asigura informarea rapidă. Notificările configurabile vor permite personalizarea alertelor în funcție de necesitățile organizaționale, astfel încât furnizorii să fie permanent la curent cu actualizările.

Soluția va oferi o bază de date complexă pentru înregistrarea completă a detaliilor fiecărui document de aprovizionare. Utilizatorii vor putea introduce și vizualiza detalii esențiale, precum numărul și data documentului, data expirari, data scadenței, datele NIR, lotul produselor, prețul fără TVA și valoarea TVA. Această evidență completă va sprijini monitorizarea corectă a inventarului și asigurarea conformității fiscale.

Soluția va permite generarea automată a unui document de tip „RETUR” pe baza unui document de intrare existent, permițând astfel returnarea rapidă a produselor. Documentul de retur va putea fi personalizat și va conține toate informațiile necesare pentru o procesare corectă, inclusiv detaliile loturilor și condițiile de returnare.

Soluția va include o secțiune dedicată înregistrării consumurilor de produse pentru fiecare operațiune specifică. Acest modul va permite monitorizarea precisă a stocurilor utilizate și va genera rapoarte privind consumul, facilitând astfel gestionarea eficientă a resurselor. În plus, se va oferi o vizualizare istorică pentru analiza tendințelor de consum și optimizarea aprovizionării.

Soluția va avea o funcționalitate avansată de căutare și filtrare a documentelor și va permite editarea acestora. Documentele (bon consum, condică, proces verbal etc.) vor putea fi deschise, modificate, închise sau redeschise în funcție de necesități, păstrând totodată o evidență completă a modificărilor efectuate.

Soluția va integra o funcționalitate de inventariere a stocurilor, permițând monitorizarea acestora în timp real și generarea automată de rapoarte. Utilizatorii vor putea efectua inventarieri periodice, iar soluția va compara datele din sistem cu stocurile fizice, semnalând eventualele discrepanțe.

Modulul de raportare va permite generarea de rapoarte detaliate cu privire la datele de aprovizionare, incluzând informații despre furnizori, tipuri de produse, valori și cantități. Rapoartele vor fi configurabile pentru a oferi periodic detalii esențiale managementului și vor putea fi exportate în format Excel sau PDF pentru analiză și arhivare.

Soluția va permite crearea unui referat de necesitate pentru fiecare departament. Când un superior inițiază sesiunea de completare, utilizatorii vor primi notificări, având posibilitatea să completeze cerințele specifice. Aceste referate vor fi centralizate pentru o gestionare eficientă a cerințelor organizației și planificarea licitațiilor.

Soluția va permite centralizarea tuturor referatelor de necesitate într-un modul dedicat pentru echipa de achiziții. Pe baza acestor referate, utilizatorii vor putea iniția o licitație sau achizitie directa, centralizând cerințele într-o platformă simplificată și configurabilă. Procesul de licitație va putea include filtrarea produselor necesare și documentele necesare pentru fiecare pas al procedurii.

Soluția va include nomenclatoare pentru codurile CPV, clasificația bugetară și clasificarea funcțională, asigurând astfel conformitatea cu reglementările standardizate în procesul de achiziție publică. Utilizatorii vor putea selecta rapid aceste coduri pentru fiecare produs sau serviciu licitat, evitând astfel erorile și simplificând procedura de achiziție.

Soluția va include un modul dedicat creării licitațiilor, cu opțiuni de editare și salvare a documentelor necesare. Utilizatorii vor putea pregăti licitațiile în format editabil, permițând ajustarea continuă a documentelor până la aprobare. Aceasta va simplifica fluxul de documente și va asigura o procedură de achiziție transparentă și bine organizată.

Soluția va permite importul automat al datelor privind produsele achiziționate prin licitație în gestiune, eliminând necesitatea introducerii manuale a acestora. Aceasta se va realiza prin sincronizarea automată a informațiilor esențiale din documentele de achiziție cu modulul de gestiune, asigurând eficiență și reducerea erorilor de introducere. În plus, soluția va crea și organiza automat toate detaliile produselor introduse.

Soluția va include funcționalități de căutare și filtrare avansate, permițând utilizatorilor să acceseze rapid informațiile necesare. Utilizatorii vor putea aplica filtre pe baza criteriilor relevante, cum ar fi furnizor, tip document, dată, stocuri și alte categorii esențiale. Acest mecanism va eficientiza procesul de gestionare a datelor și va contribui la un flux de lucru rapid și eficient.

Soluția va afișa în interfața utilizatorului simboluri de tip semafor pentru a indica starea lucrărilor și termenele de răspuns. Semaforul va avea coduri de culoare pentru a semnala nivelul de urgență: verde (termen îndeplinit), galben (aproape de termen) și roșu (termen depășit). Această funcționalitate va ajuta utilizatorii să prioritizeze sarcinile și să gestioneze eficient termenele limită, asigurând că procesele esențiale sunt îndeplinite în timp util.

Soluția va implementa un sistem avansat de autentificare bazat pe nume de utilizator unic și parolă, cu opțiuni de autentificare multi-factor (MFA) pentru o securitate suplimentară. Drepturile de acces vor fi configurate conform rolurilor și competențelor fiecărui utilizator, asigurând acces controlat la informațiile sensibile. Sistemul de permisiuni va permite setarea detaliată a drepturilor pentru vizualizare, editare, ștergere sau acces la modulele de gestiune, creând astfel un mediu securizat și bine delimitat din punct de vedere al accesului.

Soluția va permite încărcarea fișierelor mari, de până la 100 MB, fără a compromite performanța aplicației. Sistemul de stocare va fi optimizat pentru manipularea fișierelor de mari dimensiuni și va include funcții automate de compresie și criptare. Fișierele încărcate vor fi organizate în biblioteci de documente accesibile, în funcție de categoria și tipul de document, pentru o gestionare optimă și securizată.

Soluția va susține un mediu colaborativ pentru utilizatori, permițând desemnarea rolurilor și atribuțiilor într-un sistem flexibil, configurabil din interfața aplicației. Astfel, administratorii pot gestiona permisiunile și drepturile de acces pentru un număr nelimitat de utilizatori, în funcție de rolurile și responsabilitățile fiecăruia. Acest mediu va încuraja colaborarea eficientă și va asigura că toți utilizatorii au acces doar la informațiile relevante pentru rolurile lor, păstrând astfel un sistem bine organizat și securizat.

Soluția va include un modul de administrare complet și ușor de gestionat, disponibil direct din interfața aplicației. Acesta va permite configurarea rolurilor, a grupurilor de utilizatori și a nivelurilor de acces la resurse, facilitând astfel managementul centralizat al permisiunilor. Orice modificare a permisiunilor va fi aplicată automat în sistem, fără a necesita intervenții tehnice complexe. Acest modul de administrare va spori securitatea accesului și va permite o gestionare eficientă a utilizatorilor și a informațiilor accesibile fiecăruia. Accesul se poate configura pana la cea mai în detaliu acțiune pe care un utilizator poate face.

Modul de Management al Întreținerii Cladirilor și Flotei Auto

Propunem dezvoltarea unei soluții cuprinzătoare pentru gestionarea întreținerii clădirilor, instalațiilor, echipamentelor și autovehiculelor din cadrul Direcției de Sănătate Publică Constanța. Această soluție va asigura o administrare eficientă a tuturor activelor, incluzând echipamentele medicale și non-medicale, echipamentele IT, autovehiculele și alte resurse. Detalii ale propunerii sunt prezentate mai jos:

1. Gestiunea Activelor: Soluția va permite administrarea detaliată a activelor din perspectiva locației (pentru echipamentele fixe), utilizatorului, stării funcționale și componentelor. Aceasta va sprijini planificarea și implementarea operațiunilor de întreținere proactivă și reactivă.
2. Gestionarea Autovehiculelor: Sistemul va gestiona informațiile relevante despre autovehicule, inclusiv starea acestora, utilizatorii, costurile asociate și intervențiile necesare. De asemenea, va include un calendar pentru programarea intervențiilor de tip service, asigurând astfel o administrare optimă a flotei.
3. Colaborare Eficientă: Soluția va facilita o colaborare optimizată între utilizatori, precum și între furnizorii interni și externi de servicii. Va servi drept mijloc rapid și eficient de comunicare între toate persoanele implicate în gestionarea și evidența activelor, inclusiv pentru raportarea incidentelor și schimbărilor asociate.
4. Publicare de Informații: Sistemul va permite publicarea informațiilor relevante pentru fiecare activ (echipament), inclusiv cererile de suport și acțiunile efectuate, fiind o resursă utilă atât pentru utilizatori, cât și pentru persoanele responsabile de întreținere.
5. Managementul Asset Management: Soluția va fi concepută special pentru a gestiona toate activitățile legate de Asset Management, inclusiv înregistrarea, urmărirea și raportarea problemelor sau defectelor apărute în exploatare.
6. Planificarea întreținerii: Va include funcționalități pentru planificarea și monitorizarea activităților de întreținere preventivă, predictivă și corectivă, garantând astfel o utilizare eficientă a resurselor și maximizarea duratei de viață a activelor.

Obiectivul acestei propuneri este de a dezvolta o soluție tehnică eficientă pentru managementul întreținerii și gestionării clădirilor, instalațiilor și parcului auto. Această soluție va îndeplini următoarele cerințe esențiale:

1. Trasabilitatea Activităților: Soluția va permite urmărirea detaliată a activităților de manipulare a activelor, asigurând transparența în gestionarea acestora și facilitând auditările periodice.
2. Gestionarea Electronică a Parcului Auto, Instalațiilor și Clădirilor: Sistemul va oferi funcționalități integrate pentru gestionarea electronică a tuturor activelor, incluzând autovehiculele, clădirile și instalațiile, optimizând astfel operațiunile interne.
3. Căutare și Regăsire Ușoară a Informațiilor: Vor fi implementate funcții avansate de căutare, care vor facilita utilizatorilor găsirea rapidă a informațiilor necesare, reducând timpul pierdut în căutări ineficiente.
4. Arhivarea Electronică a Documentelor: Soluția va încorpora un sistem de arhivare electronică pentru toate documentele gestionate în cadrul proceselor de întreținere și gestionare a clădirilor, instalațiilor și parcului auto, asigurând astfel o stocare organizată și accesibilă.
5. Accesibilitate Generală: Sistemul va fi accesibil de pe orice computer care dispune de un browser web și este conectat la rețeaua organizației. Acest lucru va asigura mobilitate și flexibilitate în utilizarea aplicației.
6. Compatibilitate cu Browserele Principale: Soluția va fi agnostică în privința browser-ului utilizat, asigurându-se compatibilitate cu cele mai comune browsere, cum ar fi Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome, fără a depinde de un anumit browser web.

Prin implementarea acestei soluții tehnice, organizația va beneficia de un management eficient al activelor sale, contribuind astfel la optimizarea proceselor interne și îmbunătățirea calității serviciilor oferite.

Soluția va oferi un modul de gestionare a locațiilor, incluzând posibilitatea de a defini și organiza clădiri, departamente, și săli, cu alocarea automată a activelor în funcție de locație. Utilizatorii vor putea vizualiza și actualiza locațiile și alocările activelor direct din interfața aplicației, asigurând o gestionare eficientă a resurselor.

Soluția va include un modul de gestionare a parcului auto, permițând administrarea tuturor vehiculelor, împreună cu documentele asociate fiecăruia, cum ar fi înmatriculările, reviziile tehnice, și asigurările. Soluția va oferi alerte de reînnoire a documentelor și notificări pentru întreținerea programată, asigurând astfel o gestionare completă și în timp real a fiecărui vehicul din parc.

Soluția va permite definirea detaliată a fiecărui activ, inclusiv informații precum tip, marcă, date de achiziție, proveniență, detalii de garanție, documentație tehnică, și imagini. Sistemul va susține interconectarea între active și echipamente, facilitând astfel urmărirea activelor care sunt interdependente sau fac parte dintr-un sistem comun, pentru o gestionare eficientă și o vedere holistică asupra rețelei de active și echipamente.

Soluția va include un sistem de alarme configurabile, permițând setarea de alerte în funcție de parametri specifici pentru activități de mentenanță proactivă. Utilizatorii vor putea configura notificări pentru verificări de mentenanță la intervale stabilite, pe baza timpului de utilizare, vârstei activului sau altor indicatori de performanță, asigurând astfel o monitorizare continuă și o întreținere eficientă.

Soluția va permite înregistrarea și actualizarea componentelor și pieselor de schimb utilizate în activitate, inclusiv în funcție de numerele seriale. Rapoartele vor documenta traseul componentelor între diferite active, evidențiind evoluția lor în timp. Soluția va genera rapoarte detaliate privind mutările, modificările și alocările pieselor între active, oferind vizibilitate asupra istoricului fiecărei componente.

Soluția va include un modul de raportare configurabil, permițând generarea de rapoarte detaliate referitoare la solicitările înregistrate în timp, pe locații și utilizatori. De asemenea, va genera rapoarte despre necesarul de achiziții și despre incidentele sau sesizările apărute, permițând o analiză detaliată și o gestionare eficientă a resurselor. Aceste rapoarte vor putea fi personalizate în funcție de parametrii relevanți și vor fi disponibile pentru export în diferite formate.

Soluția va permite administrarea completă a activelor, incluzând alocarea și realocarea lor pe utilizatori și locații. Vor exista opțiuni pentru darea activelor în consum sau folosință, scoaterea lor din uz, casare și alte operațiuni specifice. Utilizatorii vor putea gestiona aceste procese din interfața aplicației, iar modificările vor fi documentate automat, asigurând trasabilitatea operațiunilor.

Soluția va oferi opțiunea de a genera fișe de inventar detaliate și rapoarte care documentează istoricul complet al activelor, incluzând alocările pe utilizatori și locații, precum și traseul fiecărui activ. Aceste rapoarte vor asigura o vizibilitate completă asupra gestiunii activelor, facilitând urmărirea și analiza traseului acestora. Rapoartele vor fi disponibile pentru export și printare, contribuind la o gestionare transparentă și eficientă a inventarului.

Soluția va dispune de un calendar de intervenții, unde vor fi gestionate atât intervențiile planificate, cât și cele ad-hoc. Calendarul va permite o vizibilitate clară asupra activităților programate, oferind utilizatorilor o imagine de ansamblu asupra întreținerii activelor și a resurselor necesare. Notificările automate vor ajuta la respectarea programărilor și la optimizarea fluxului de lucru.

Soluția va permite configurarea tipurilor de lucrări de întreținere, împreună cu periodicitatea lor, oferind o evidență clară a operațiilor efectuate în regim de mentenanță planificată sau per incident. Vor exista opțiuni de alocare a echipelor de intervenție în funcție de timp și locație, asigurând coordonarea eficientă a resurselor. Modulul de mentenanță va permite, de asemenea, înregistrarea fiecărei intervenții, cu detalii asupra operațiilor și echipei alocate, oferind astfel trasabilitate și o planificare eficientă a activităților.

Soluția va permite crearea și gestionarea relațiilor între active, oferind o viziune asupra dependențelor și interconexiunilor dintre acestea. Aceste relații vor permite analiza de impact asupra activelor în cazul unei modificări sau intervenții asupra unui activ. Astfel, administratorii vor putea analiza impactul unei schimbări asupra sistemului de active, asigurând o planificare eficientă și o minimizare a riscurilor operaționale.

Soluția va include o funcționalitate de actualizare a atributelor activelor pe baza informațiilor obținute după aprobarea și finalizarea cererilor de schimbare. După fiecare modificare aprobată, atributele activului vor fi actualizate automat, iar sistemul va înregistra istoricul acestei schimbări pentru a asigura trasabilitatea. Acest proces va asigura că datele referitoare la active sunt întotdeauna actualizate și relevante, permițând astfel o gestionare corectă și adaptată a activelor în funcție de modificările efectuate.

Soluția va permite clasificarea activelor în funcție de tip, model, configurație, și alte caracteristici. Utilizatorii vor putea defini atribute specifice fiecărei clase de activ, asigurând astfel o personalizare optimă și o organizare structurată a datelor din sistem pentru a facilita identificarea și managementul activelor.

Soluția va asigura înregistrarea tuturor modificărilor efectuate asupra fiecărui activ, păstrând un istoric detaliat al acestora. Fiecare acțiune va fi documentată în mod transparent, iar utilizatorii vor putea vizualiza istoricul complet al modificărilor pentru fiecare activ în parte, oferind trasabilitate și control asupra evoluției activelor în timp.

Soluția va include funcționalități de notificare și alerte în timp real, care pot fi setate de utilizatori și trimise prin e-mail. Aceste notificări pot fi configurate în funcție de evenimente specifice, precum expirarea documentelor, intervenții de mentenanță sau alte termene importante, asigurând o comunicare eficientă și respectarea timpilor de răspuns.

Soluția va permite crearea unui nomenclator de modele auto, unde utilizatorii vor putea defini și clasifica diverse tipuri de autovehicule. Aceasta va facilita organizarea eficientă a datelor din parc auto, asigurând o structură clară și o evidență completă a caracteristicilor fiecărui model.

Soluția va permite detalierea caracteristicilor motorizării pentru fiecare autovehicul, inclusiv tipul de combustibil (diesel, electric, benzină), capacitatea cilindrică, puterea, seria șasiului și a motorului, descrierea și imaginile relevante ale vehiculului. Aceste informații vor fi documentate în profilul fiecărui vehicul pentru a asigura o gestionare eficientă și o vizualizare detaliată a parcului auto.

Soluția va oferi posibilitatea definirii componentelor fiecărui autovehicul, cum ar fi dimensiunea roților, numărul de axe motrice, tipul de anvelope, și alte specificații relevante. Aceste detalii vor fi accesibile în profilul fiecărui autovehicul și vor facilita managementul detaliat al componentelor pentru întreținerea și operarea optimă a vehiculelor.

Soluția va permite înregistrarea și gestionarea termenelor și a documentelor importante, cum ar fi asigurările, rovinietele, inspecțiile tehnice periodice (ITP) și alte documente. Utilizatorii vor putea vizualiza și actualiza aceste informații, iar sistemul va emite notificări atunci când un termen de reînnoire se apropie, asigurând astfel conformitatea cu cerințele legale și administrative.

Soluția va include alerte predefinite care pot fi setate pentru fiecare vehicul în parte, în funcție de nevoile specifice. Alertele pot fi configurate pentru evenimente importante, cum ar fi mentenanța programată, expirarea documentelor sau alți parametri relevanți, asigurând astfel o monitorizare continuă și o întreținere eficientă a vehiculelor din parc.

Soluția va permite atribuirea de coduri unice fiecărui autovehicul, facilitând identificarea rapidă și precisă a vehiculelor în sistem. Aceste coduri unice vor ajuta la gestionarea eficientă a parcului auto și vor simplifica procesele de căutare și urmărire a vehiculelor în cadrul aplicației.

Soluția va permite definirea și planificarea termenelor de intervenție pentru mentenanța autovehiculelor, specific fiecărui model. Utilizatorii vor putea seta intervale de întreținere bazate pe parametri precum timpul de funcționare sau kilometrajul, incluzând activități precum schimbul de ulei, filtre și alte operațiuni. Aceste intervenții vor fi configurate pentru a optimiza performanța și durata de viață a vehiculelor.

Soluția va permite conducătorilor auto să completeze foaia de parcurs fie de pe dispozitive mobile, fie din interfața web. Interfața va fi simplificată pentru o utilizare rapidă, permițând înregistrarea ușoară a datelor de parcurs, asigurând astfel o gestionare eficientă a activităților zilnice și o actualizare în timp real a informațiilor despre vehicul.

Soluția va permite încărcarea și gestionarea documentelor rezultate din activitățile de revizie și mentenanță, inclusiv facturi și devize. Aceste documente vor fi asociate fiecărui vehicul în parte și vor putea fi accesate din profilul vehiculului pentru a asigura o evidență detaliată și ușor accesibilă a costurilor și intervențiilor efectuate.

Soluția va permite completarea automată a fișei de activitate zilnică pentru fiecare autovehicul, pe baza datelor înregistrate în sistem. Acest proces va fi automatizat și va include informații relevante privind utilizarea vehiculului, asigurând astfel o gestiune corectă și eficientă a activității zilnice pentru fiecare autovehicul în parte.

Soluția va include funcționalități avansate de raportare, permițând generarea de rapoarte specifice în funcție de nevoile utilizatorilor. Aceste rapoarte vor acoperi diverse aspecte, precum întreținerea vehiculelor, costurile asociate, istoricul reparațiilor, și alte date relevante, pentru o analiză detaliată a performanței parcului auto.

Soluția va oferi conducătorilor auto opțiunea de a declara incidente și defecțiuni în timp real, prin intermediul unei conexiuni la internet. Această funcționalitate va permite raportarea promptă a oricăror probleme tehnice, facilitând gestionarea rapidă a reparațiilor și întreținerii necesare pentru a menține parcul auto operațional.

Soluția va permite gestionarea eficientă a documentelor esențiale, cum ar fi permisele de conducere și asigurările, în profilurile asociate fiecărui autovehicul. Acest sistem de management al documentelor va asigura că toate actele importante sunt accesibile și la zi, facilitând conformitatea și monitorizarea constantă a validității acestora.

Soluția va include funcționalități de căutare și filtrare avansate, permițând utilizatorilor să găsească rapid și ușor informațiile necesare în diferitele interfețe de lucru. Utilizatorii vor putea utiliza filtre personalizate pentru a accesa date specifice, facilitând astfel o navigare intuitivă și eficientă în cadrul aplicației.

Soluția va include o funcționalitate de tip semafor pentru a indica statusul lucrărilor cu termene specifice de răspuns. Aceste elemente vizuale vor ajuta utilizatorii să identifice rapid lucrările urgente sau cele care se apropie de termenul limită, asigurând astfel respectarea timpilor de răspuns.

Soluția va implementa măsuri de securitate avansate, asigurând accesul securizat bazat pe autentificarea utilizatorilor prin nume de utilizator și parolă. Sistemul va permite definirea de roluri și privilegii specifice fiecărui utilizator, în funcție de responsabilitățile acestora, protejând astfel datele și accesul la informații sensibile.

Soluția va permite încărcarea de fișiere mari, cu o limită de dimensiune de până la 100 MB per fișier, facilitând gestionarea și stocarea documentelor necesare pentru întreținerea și administrarea activelor, fără a impune constrângeri inutile asupra dimensiunii fișierelor.

Soluția va asigura un mediu colaborativ ce permite adăugarea unui număr nelimitat de utilizatori și desemnarea de roluri și responsabilități specifice pentru fiecare utilizator. Acest sistem va facilita colaborarea eficientă între utilizatori și va permite o organizare clară a activităților și accesului la date.

Soluția va permite administrarea completă a utilizatorilor și setărilor din interfața aplicației, cu un sistem de control bazat pe roluri, grupuri și nivele de acces. Acest mecanism va proteja securitatea informațiilor, asigurând un control eficient asupra accesului și o gestionare precisă a permisiunilor, conform necesităților organizației. Accesul se poate configura pana la cea mai în detaliu acțiune pe care un utilizator poate face.

Modul de Chat

Propunem dezvoltarea unei soluții avansate care să asigure un mediu sofisticat și rapid de comunicare între utilizatorii din cadrul Direcției de Sănătate Publică Constanța. Această soluție este esențială pentru consolidarea relațiilor interne și facilitarea colaborării între diferitele departamente. Iată principalele componente ale propunerii:

Comunicare Eficientă: Soluția va oferi instrumente de comunicare instantanee, incluzând mesagerie instantanee, care vor permite utilizatorilor să interacționeze rapid și eficient, indiferent de locația lor.

Platformă Integrată: Sistemul va integra un canal de comunicare într-o singură platformă accesibilă, facilitând astfel un flux de informații constant și bine organizat.

Colaborare Îmbunătățită: Funcționalitățile de colaborare, precum partajarea documentelor și colaborarea în timp real la proiecte sau prezentări, vor contribui la o cooperare mai eficientă între echipe și departamente.

Interfață User-Friendly: Soluția va avea o interfață intuitivă, ușor de utilizat, care va permite utilizatorilor să navigheze rapid prin funcționalitățile disponibile și să acceseze informațiile necesare fără dificultate.

Securitate și Confidentialitate: Vor fi implementate măsuri de securitate avansate pentru protejarea datelor și a comunicațiilor, inclusiv criptarea mesajelor și autentificarea utilizatorilor, asigurându-se astfel confidențialitatea informațiilor.

Obiectivul acestei propuneri este de a dezvolta o soluție de chat eficientă, care să faciliteze comunicarea rapidă și colaborarea între utilizatori. Această soluție va îndeplini următoarele cerințe tehnice esențiale.

Inițierea Conversațiilor: Soluția va permite utilizatorilor să inițieze conversații private și de grup, facilitând astfel discuțiile între membri și îmbunătățind colaborarea în cadrul echipei.

Căutare și Regăsire a Informațiilor: Vor fi implementate funcționalități avansate de căutare, care vor permite utilizatorilor să găsească rapid informațiile necesare în cadrul conversațiilor anterioare, reducând timpul de căutare.

Transmiterea Ușoară a Fișierelor: Utilizatorii vor putea transmite fișiere cu ușurință prin intermediul chat-ului, sprijinind astfel partajarea rapidă de documente, imagini sau alte resurse relevante pentru discuțiile în desfășurare.

Accesibilitate Generala: Soluția va fi accesibilă de pe orice computer care dispune de un browser web și este conectat la rețeaua organizației, asigurându-se astfel disponibilitatea serviciului în orice moment.

Compatibilitate cu Browserele Principale: Sistemul va funcționa fără dependență de un anumit browser web, asigurând compatibilitate cu cele mai comune browsere utilizate, inclusiv Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome.

Prin îndeplinirea acestor cerințe tehnice, soluția de chat va facilita comunicarea eficientă între utilizatori, îmbunătățind colaborarea și sprijinind un mediu de lucru productiv în cadrul organizației.

Soluția va permite utilizatorilor să inițieze și să participe la conversații private, protejate prin mecanisme de securitate, asigurând un spațiu sigur pentru discuții confidențiale și gestionarea situațiilor delicate. Această funcționalitate va susține comunicarea directă între membri, protejând în același timp informațiile împotriva accesului neautorizat.

Platforma va include un canal de comunicare securizat, prin care membrii echipei vor putea schimba informații sensibile în mod confidențial. Soluția va utiliza criptare avansată pentru a proteja datele transmise și va permite echipei să colaboreze eficient, oferind în același timp garanția securității informațiilor.

Soluția va permite crearea de grupuri de discuții specializate, configurabile în funcție de nevoile fiecărui departament sau echipă. Aceasta va facilita coordonarea și comunicarea pe subiecte specifice, permițând echipelor să colaboreze mai eficient și să aibă o structură clară a comunicării interne.

Soluția va permite formarea de grupuri de discuții dedicate proiectelor sau tematicilor specifice. Aceasta va permite o structurare clară a informațiilor, oferind echipei un spațiu de lucru centralizat pentru fiecare proiect sau subiect important, cu posibilitatea de a adăuga și invita noi membri în funcție de cerințele fiecărui grup.

Sistemul va asigura securitatea accesului prin autentificare bazată pe nume de utilizator și parolă, cu acces diferențiat în funcție de rolul fiecărui utilizator. Astfel, fiecare membru va avea acces doar la secțiunile relevante pentru funcția și atribuțiile sale, garantând siguranța datelor.

Soluția va permite încărcarea de fișiere mari, de până la 100 MB, facilitând astfel partajarea documentelor detaliate și a materialelor complexe fără limitări restrictive. Aceasta va susține colaborarea eficientă, permițând distribuirea documentației extinse sau a fișierelor multimedia în cadrul platformei.

Soluția va fi configurată pentru a gestiona un număr nelimitat de utilizatori și va include funcționalități pentru desemnarea rolurilor și atribuțiilor. Aceasta va permite fiecărui utilizator să acceseze doar secțiunile relevante funcției sale, asigurând astfel un cadru colaborativ bine structurat și o utilizare eficientă a platformei de către toate nivelurile organizaționale.

Soluția va include un modul de administrare complet, accesibil din interfața principală, care va permite gestionarea utilizatorilor, rolurilor și grupurilor de acces. Aceasta va susține configurarea rapidă a accesului, oferind o organizare clară a permisiunilor și controlul total al administratorilor asupra informațiilor gestionate în sistem. Accesul se poate configura pana la cea mai în detaliu acțiune pe care un utilizator poate face.

Modul Calendar

Propunem dezvoltarea unei soluții avansate pentru gestionarea timpului și a evenimentelor, care să ofere o metodă sofisticată de organizare a activităților. Această soluție va furniza o vedere detaliată și cuprinzătoare a tuturor activităților planificate, prezentată într-un format calendaristic. Iată principalele componente ale propunerii:

Vizualizare Calendaristică: Soluția va permite utilizatorilor să vizualizeze activitățile planificate într-un format calendaristic intuitiv, facilitând o gestionare eficientă a timpului și a programului zilnic.

Planificare Detaliată: Va oferi funcționalități avansate pentru planificarea detaliată a evenimentelor, inclusiv opțiuni pentru adăugarea de descrieri, locuri, participanți și memento-uri, asigurându-se că toți utilizatorii sunt bine informați cu privire la activitățile programate.

Notificări și Memento-uri: Utilizatorii vor primi notificări și memento-uri pentru evenimentele planificate, asigurându-se că nu vor rata întâlniri sau termene limită importante.

Accesibilitate: Soluția va fi accesibilă de pe orice dispozitiv conectat la internet, permițând utilizatorilor să gestioneze și să consulte programul lor de oriunde.

Integrare cu Alte Aplicații: Solutia se va integra cu restul modulelor, pentru a facilita un flux de lucru fără întreruperi.

Obiectivul acestei propuneri este de a dezvolta o soluție de calendar eficientă, care să sprijine organizarea și gestionarea evenimentelor importante în cadrul organizației. Această soluție va îndeplini următoarele cerințe tehnice esențiale:

Evidențierea Evenimentelor Importante: Soluția va permite evidențierea clară a evenimentelor importante, asigurându-se că utilizatorii pot observa rapid activitățile semnificative programate. Aceasta va include opțiuni pentru marcarea și clasificarea evenimentelor în funcție de prioritate.

Căutare și Regăsire a Informațiilor: Vor fi implementate funcții avansate de căutare care permit utilizatorilor să regăsească rapid informațiile necesare, facilitând accesul la date legate de evenimente anterioare sau planificate.

Accesibilitate Generală: Soluția va fi accesibilă de pe orice computer care dispune de un browser web și este conectat la rețeaua organizației, asigurându-se astfel disponibilitatea serviciului de gestionare a calendarului în orice moment.

Compatibilitate cu Browserele Principale: Sistemul va funcționa fără dependență de un anumit browser web, asigurându-se compatibilitate cu cele mai utilizate browsere, inclusiv Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome.

Prin îndeplinirea acestor cerințe tehnice, soluția de calendar va facilita gestionarea eficientă a evenimentelor, contribuind astfel la o organizare mai bună și la îmbunătățirea comunicării interne în cadrul organizației.

Soluția va include un calendar detaliat care permite utilizatorilor să vizualizeze și să gestioneze evenimentele într-un format de zi, săptămână și lună. Aceasta va facilita planificarea eficientă și va oferi o perspectivă clară asupra programului, optimizând gestionarea timpului și activităților.

Platforma va permite utilizatorilor să adauge evenimente personale în calendar, inclusiv întâlniri, seminarii, concedii și alte activități zilnice. Aceasta va sprijini planificarea individuală și va oferi utilizatorilor posibilitatea de a gestiona eficient angajamentele personale și profesionale.

Soluția va include un modul pentru evenimente departamentale, care va permite fiecărui departament să-și planifice și să gestioneze activitățile specifice. Acest modul va oferi o structură centralizată pentru planificare și coordonare la nivel de departament, facilitând comunicarea și alinierea între echipele implicate.

Sistemul va utiliza o matrice de drepturi pentru a controla accesul la evenimente, afișând informațiile relevante doar utilizatorilor autorizați. Această funcționalitate va asigura confidențialitatea și accesul controlat la datele sensibile, garantând că fiecare utilizator vede doar informațiile pe care este autorizat să le acceseze.

Soluția va include securitate avansată, cu autentificare bazată pe nume de utilizator și parolă, adaptată la rolurile și prerogativele utilizatorilor. Aceasta va asigura accesul securizat la sistem și va proteja datele împotriva accesului neautorizat.

Platforma va sprijini colaborarea între un număr nelimitat de utilizatori prin desemnarea clară a rolurilor și atribuțiilor, permițând organizațiilor să gestioneze echipe de orice dimensiune. Soluția va fi licențiată la nivel de organizație, asigurând flexibilitatea și eficiența în cadrul colaborativ. Nu va exista un numar impus de utilizatori care pot sa foloseasca platforma.

Soluția va include o interfață administrativă intuitivă, prin care se pot gestiona utilizatorii, rolurile și grupurile de acces. Aceasta va oferi un control detaliat asupra accesului la informații și va susține aplicarea eficientă a măsurilor de securitate pentru a proteja datele organizației. Accesul se poate configura pana la cea mai în detaliu acțiune pe care un utilizator poate face.

Modul Eliberare Documente/Adeverințe

Propunem dezvoltarea unei soluții sofisticate și bine structurate, special concepută pentru a gestiona eficient procesul de eliberare a adeverințelor solicitate de către Direcția de Sănătate Publică Constanța. Această soluție va fi capabilă să gestioneze cererile și documentele în format atât fizic, cât și digital și va include următoarele componente cheie:

Gestionarea Procesului în Mai Multe Etape: Soluția va urmări eliberarea adeverințelor printr-un sistem etapizat, care va include primirea cererilor, verificarea documentelor, aprobarea și emiterea adeverințelor, asigurându-se astfel o transparență și o eficiență sporită pe parcursul întregului proces.

Suport pentru Documente Fizice și Digitale: Sistemul va gestiona atât cererile și documentele în format fizic, cât și cele digitale, oferind flexibilitate utilizatorilor și facilitând tranziția către un mediu de lucru mai digitalizat.

Automatizarea Fluxului de Lucru: Vor fi implementate fluxuri de lucru automate pentru a accelera procesul de aprobare și emitere a adeverințelor, reducând astfel erorile și timpul de procesare.

Sistem de Urmărire și Notificare: Soluția va include un sistem de urmărire a cererilor care va genera notificări automate pentru utilizatori la fiecare etapă a procesului, asigurându-se că cererile sunt procesate la timp și corespunzător.

Interfață Intuitivă și Accesibilă: Platforma va dispune de o interfață intuitivă și ușor de utilizat, care va facilita accesul la funcționalitățile principale și va permite utilizatorilor să își gestioneze eficient cererile și documentele.

Propunerea noastră se concentrează pe dezvoltarea unei soluții eficiente care să îndeplinească cerințele esențiale pentru gestionarea procesului de eliberare a adeverințelor. Iată structura și cerințele tehnice ale acestei soluții:

Trasabilitatea Activităților: Soluția va asigura trasabilitatea completă a activităților de manipulare a documentelor și dosarelor, facilitând audituri ușoare și oferind un istoric detaliat al modificărilor și accesului la aceste informații.

Căutare și Regăsire a Informațiilor: Soluția va implementa funcționalități avansate de căutare, permițând utilizatorilor să găsească rapid și ușor informațiile necesare, indiferent de volumul de date gestionat.

Arhivare Electronică a Documentelor: Toate documentele gestionate în cadrul procesului vor fi arhivate electronic, asigurându-se astfel securitatea și accesibilitatea pe termen lung a informațiilor critice.

Accesibilitate Generală: Sistemul va fi accesibil de pe orice computer care dispune de un browser web și este conectat la rețeaua organizației, asigurându-se astfel flexibilitatea necesară pentru utilizatorii din diferite locații sau departamente.

Compatibilitate cu Browserele Principale: Soluția va funcționa fără dependență de un anumit browser web, oferind compatibilitate cu principalele navigatoare utilizate, inclusiv Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome, pentru a asigura o experiență consistentă de utilizare.

Prin îndeplinirea acestor cerințe, soluția propusă va facilita un management eficient al procesului de eliberare a adeverințelor, îmbunătățind accesul la informații și sporind eficiența operațională a Direcției de Sănătate Publică Constanța.

Soluția va include un modul de redactare a documentelor destinat răspunsurilor oficiale, integrându-se în fluxul de lucru al Direcției de Sănătate Publică Constanța. La primirea unei cereri, sistemul va permite crearea unui document de răspuns direct în interfață, cu funcții de salvare automată și completare predefinită a câmpurilor repetitive. Cererile și categoriile vor fi definite în etapa de proiectare, adaptând soluția la specificul documentelor necesare pentru răspunsuri rapide și precise.

Soluția va include funcționalități de înregistrare automată a documentelor emise în registrele interne, cum ar fi registrul general și registrul de adeverințe. Administratorii vor putea configura tipurile de registre și setările de înregistrare, în timp ce utilizatorii vor putea selecta registrele corespunzătoare pentru fiecare document emis, asigurând o urmărire completă a istoricului documentelor în funcție de tip și destinație.

Soluția va integra portalul online al Direcției de Sănătate Publică pentru a permite transmiterea electronică a răspunsurilor la cererile depuse digital. La finalizarea documentului de răspuns, sistemul va genera o notificare automată pentru solicitant, informându-l despre disponibilitatea răspunsului. Acesta va putea descărca documentul direct din portalul online, asigurând astfel o comunicare rapidă, complet digitală și trasabilă între instituție și solicitant.

Soluția va include un flux de lucru simplificat, care va ghida utilizatorul prin pașii necesari pentru redactarea și înregistrarea unui răspuns. Acest flux va automatiza procesele esențiale – de la redactare, înregistrare și până la notificarea solicitantului – reducând efortul și timpul de procesare. Notificările automate vor fi trimise solicitantului la finalizarea documentului, asigurând o experiență optimă atât pentru utilizatori, cât și pentru solicitanți.

În interfața principală, soluția va avea o structură clară, organizând documentele în trei secțiuni dedicate: adeverințe, certificate și alte documente. Fiecare secțiune va include opțiuni de filtrare și căutare, asigurând un acces rapid la documentele relevante și facilitând gestionarea rapidă a fiecărui tip de document. Acest sistem de organizare va contribui la o mai bună vizibilitate asupra fiecărei categorii de documente și la o gestionare mai eficientă.

Utilizatorii vor avea acces la funcționalitatea de descărcare a răspunsurilor direct din interfața documentului. Sistemul va permite generarea rapidă a fișierelor PDF și opțiuni de descărcare securizate, astfel încât răspunsurile să fie accesibile rapid și păstrate în format arhivabil. Această funcționalitate va facilita manipularea documentelor și distribuirea lor către solicitant.

Soluția va integra câmpuri predefinite și funcții de completare automată pentru datele necesare în adeverințe, oferind o experiență de redactare rapidă și ușor de utilizat. Utilizatorii vor avea opțiuni de selectare a șabloanelor și de reutilizare a informațiilor din baza de date pentru a simplifica completarea.

Toate documentele emise vor fi arhivate electronic, în funcție de tip, dată și solicitant, permițând o organizare și un acces facil. Sistemul de arhivare va respecta normele legale, incluzând funcții de căutare și filtrare, astfel încât să faciliteze accesul rapid la documentele arhivate și să asigure conformitatea procesului de arhivare.

Utilizatorii vor putea exporta documentele în format PDF și vor putea utiliza funcția de listare direct din interfața aplicației, optimizând gestionarea și distribuirea documentelor fizice. Această funcție va permite obținerea de copii fizice în mod rapid și va integra formatele standard pentru toate documentele emise.

Soluția va include o matrice de permisiuni care va permite accesul la documente și funcții în funcție de rolul și nivelul de acces al fiecărui utilizator. Evenimentele și documentele vor fi afișate și accesibile doar utilizatorilor autorizați, asigurând un control riguros asupra accesului la informațiile sensibile și păstrând confidențialitatea informațiilor.

Accesul în sistem va fi protejat prin autentificare securizată bazată pe nume de utilizator și parolă, cu opțiuni pentru autentificare multifactorială (MFA) și configurarea rolurilor și permisiunilor. Fiecare utilizator va avea acces doar la documentele și funcțiile care corespund rolului său, conform unui protocol de securitate strict, pentru protejarea integrității și confidențialității informațiilor.

Soluția va include o structură de colaborare care permite definirea rolurilor și atribuțiilor fiecărui utilizator. Sistemul de colaborare va facilita comunicarea și partajarea documentelor, în timp ce rolurile predefinite vor asigura o distribuire echilibrată a sarcinilor și un control riguros al permisiunilor, permițând Direcției să gestioneze eficient echipele, fără limită de utilizatori.

Administratorii aplicației vor avea acces la un panou de gestionare ușor de utilizat pentru configurarea utilizatorilor, a rolurilor, grupurilor și permisiunilor de acces. Acest panou va oferi opțiuni de administrare granulară a drepturilor de acces, asigurând că informațiile sunt disponibile doar pentru utilizatorii autorizați și protejând datele printr-un control strict și configurabil al permisiunilor, contribuind astfel la securitatea generală a sistemului.

Modul Avize și Autorizări

Propunem un modul sofisticat și bine structurat, conceput pentru a gestiona eficient procesul de eliberare și administrare a avizelor și autorizațiilor în cadrul Direcției de Sănătate Publică Constanța. Această soluție va facilita gestionarea atât a variantelor de cereri și documente în format fizic, cât și digital, cu următoarele caracteristici cheie:

Gestionarea Procesului în Etape: Modulul va organiza procesul de eliberare a avizelor și autorizațiilor în mai multe etape, inclusiv primirea cererilor, evaluarea documentelor, aprobarea și emiterea finală. Aceasta va sprijini un workflow clar și eficient, reducând timpii de procesare și îmbunătățind precizia.

Suport pentru Documente Fizice și Digitale: Sistemul va gestiona simultan cererile și documentele în format fizic și digital, asigurându-se că toate documentele sunt accesibile și securizate, indiferent de formatul lor original.

Automatizarea Proceselor: Implementarea de fluxuri de lucru automatizate va accelera procesul de aprobare, reducând erorile umane și îmbunătățind transparența prin oferirea de notificări și memento-uri în timp real pentru utilizatori.

Interfață Intuitivă și Utilizabilă: Interfața modulului va fi intuitivă, permițând utilizatorilor să se orienteze rapid și să acceseze funcționalitățile necesare pentru gestionarea avizelor și autorizațiilor.

Monitorizare și Raportare: Soluția va include opțiuni de monitorizare și raportare, permițând analiza eficienței procesului și o mai bună gestionare a documentelor și cererilor în cadrul organizației.

Propunerea noastră se concentrează pe dezvoltarea unei soluții eficiente pentru gestionarea documentelor și dosarelor, care să îndeplinească cerințele esențiale următoare:

Trasabilitatea Activităților: Soluția va asigura trasabilitatea completă a activităților de manipulare a documentelor și dosarelor, facilitând audituri ușoare și oferind un istoric detaliat al modificărilor și accesului la aceste informații.

Căutare și Regăsire a Informațiilor: Vor fi implementate funcționalități avansate de căutare, care vor permite utilizatorilor să găsească rapid și eficient informațiile necesare, reducând semnificativ timpul necesar pentru accesarea datelor dorite.

Arhivarea Electronică a Documentelor: Sistemul va oferi capacitatea de arhivare electronică pentru toate documentele gestionate, asigurându-se astfel că informațiile sunt stocate în condiții de siguranță și sunt ușor accesibile pe termen lung.

Accesibilitate Generală: Soluția va fi accesibilă de pe orice computer dotat cu un browser web și conectat la rețeaua organizației, oferind utilizatorilor flexibilitatea de a accesa documentele și dosarele de oriunde.

Compatibilitate cu Browserele Principale: Sistemul va funcționa fără dependență de un anumit browser web, garantând compatibilitate cu cele mai utilizate browsere, inclusiv Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome, pentru a asigura o experiență de utilizare consistentă și eficientă.

Prin îndeplinirea acestor cerințe, soluția propusă va îmbunătăți gestionarea documentelor și dosarelor, contribuind la eficiența operațională și la creșterea transparenței în cadrul organizației.

Soluția va permite crearea, salvarea și gestionarea completă a autorizațiilor și avizelor în cadrul Direcției de Sănătate Publică Constanța. În faza de analiza, se vor identifica tipurile de cereri, iar fluxul de lucru va fi adaptat specificului fiecărui document, oferind utilizatorilor un mod simplu și organizat de a emite răspunsuri oficiale. Modulul de redactare va include șabloane pentru diferite tipuri de avize și autorizații, asigurând un proces rapid și standardizat.

Soluția va asigura înregistrarea documentelor emise în registrele corespunzătoare (de exemplu, registrul de avize și autorizații), conform cerințelor legale. Sistemul va permite alegerea registrului adecvat pentru fiecare document, iar înregistrările vor fi păstrate automat pentru o trasabilitate clară și o gestionare eficientă a fluxului documentelor emise de instituție.

Soluția va include funcționalități de răspuns electronic, permițând Direcției să trimită răspunsuri direct prin portalul online. După întocmirea răspunsului la cerere, sistemul va genera notificări automate pentru solicitant, iar documentul de răspuns va fi accesibil pentru descărcare din contul de utilizator, astfel reducând timpul și resursele necesare pentru comunicare și asigurând trasabilitate și accesibilitate sporită pentru cetățeni.

Soluția va organiza toate etapele necesare într-un flux de lucru intuitiv, ghidând utilizatorii din etapa de redactare până la notificarea solicitantului. Prin acest flux optimizat, angajații vor putea să creeze rapid documentele necesare și să gestioneze procesul de notificare fără obstacole, contribuind la o productivitate ridicată și o comunicare promptă cu cetățenii.

În cadrul interfeței principale, soluția va structura documentele în secțiuni dedicate pentru avize și autorizații. Această organizare va facilita găsirea și gestionarea documentelor specifice fiecărei categorii și va permite personalului să se concentreze pe fiecare categorie în parte, reducând riscul de eroare și mărind eficiența.

Funcția de descărcare va fi disponibilă în interfața documentului, permițând utilizatorilor să genereze fișiere PDF ale răspunsurilor emise. Descărcarea va fi facilă și accesibilă, asigurând un mod rapid de distribuire a documentelor către cetățeni și de arhivare pentru utilizare ulterioară.

Soluția va include câmpuri de completare predefinite și opțiuni de auto-completare pentru informațiile necesare în cadrul avizelor și autorizațiilor. Aceste câmpuri vor permite utilizatorilor să completeze rapid și eficient documentele, bazându-se pe datele disponibile și reducând considerabil timpul de procesare.

Sistemul va oferi opțiuni de arhivare electronică, stocând documentele emise într-o structură bine organizată și ușor accesibilă. Documentele arhivate vor putea fi căutate și filtrate în funcție de dată, tip, solicitant, asigurând astfel o accesibilitate rapidă și un control mai eficient al arhivelor digitale.

Utilizatorii vor putea exporta documentele create în format PDF și vor avea opțiunea de a le lista direct din interfața aplicației. Acest lucru va facilita obținerea de copii fizice ale documentelor și va permite păstrarea formatării standardizate pentru toate avizele și autorizațiile emise.

Soluția va include o funcție avansată de raportare, care va permite generarea de rapoarte detaliate privind toate documentele emise și activitatea utilizatorilor. Jurnalul de audit va înregistra toate acțiunile efectuate asupra documentelor, asigurând o trasabilitate completă a modificărilor și o evidență exactă a accesului, pentru a menține un control riguros și pentru a respecta normele de conformitate privind securitatea datelor.

Funcția de notificări și alerte va asigura informarea promptă a utilizatorilor și a personalului responsabil atunci când un document necesită atenție sau când starea acestuia se modifică. Aceste notificări vor contribui la reducerea întârzierilor și vor asigura o monitorizare atentă a fiecărui document până la soluționare, facilitând o colaborare eficientă între utilizatori și echipe.

Interfața va afișa evenimentele și acțiunile disponibile în funcție de permisiunile configurate pentru fiecare utilizator. Matricea de drepturi va asigura un acces limitat, astfel încât informațiile și acțiunile să fie disponibile doar utilizatorilor cu nivelul de acces corespunzător, păstrând securitatea informațiilor și controlul asupra funcționalităților.

Soluția va implementa un sistem de autentificare securizată, bazat pe nume de utilizator și parolă, cu opțiuni pentru autentificare multifactorială (MFA). Rolurile și permisiunile utilizatorilor vor fi configurate riguros pentru a controla accesul la funcțiile și informațiile din aplicație, asigurând astfel un grad înalt de securitate și protecția datelor instituției.

Soluția va permite gestionarea utilizatorilor într-un mediu colaborativ, unde rolurile și atribuțiile fiecărui utilizator vor fi desemnate în funcție de specificul activității sale. Acest sistem de colaborare va sprijini lucrul în echipe extinse, permițând totodată personalizarea permisiunilor pentru a gestiona eficient procesele de avizare și autorizare în cadrul Direcției.

Administratorii aplicației vor dispune de un panou de control intuitiv pentru gestionarea utilizatorilor, rolurilor și grupurilor, cu permisiuni de acces configurabile. Sistemul va facilita administrarea sigură a drepturilor de acces, permitând o alocare clară și riguroasă a permisiunilor, astfel încât informațiile sensibile să fie accesibile doar utilizatorilor autorizați. Acest sistem va menține securitatea și integritatea datelor, contribuind la o administrare eficientă și sigură.

Modul Statistică și Informatică în Sănătate Publică

Propunem dezvoltarea unei soluții eficiente care să faciliteze procesul de agregare și generare a datelor statistice pentru Direcția de Sănătate Publică Constanța. Cei mai importanți parametri ai soluției includ următoarele.

Centralizarea Datelor: Soluția va permite centralizarea tuturor datelor relevante colectate de la diverse departamente și surse, asigurând un punct unic de acces și gestionare a informațiilor.

Procesarea Datelor: Sistemul va oferi instrumente avansate pentru procesarea datelor, inclusiv analiză și transformare a informațiilor brut în formate utilizabile, facilitând obținerea de perspective valoroase asupra tendințelor și statisticii relevante.

Generarea Raportului Final: Soluția va automatiza procesul de generare a raportului final, consolidând toate informațiile prelucrate într-un format structurat, gata pentru publicare.

Publicarea pe Portal: Raportul final va fi ușor de publicat pe portalul instituției, asigurând accesibilitate și transparență pentru toți cei interesați. Utilizatorii vor putea vizualiza și descărca raportul, crescând astfel gradul de informare al publicului.

Interfață User-Friendly: Soluția va include o interfață intuitivă, care va permite utilizatorilor să navigheze ușor prin funcționalități, facilitând accesul la date și generarea rapoartelor fără dificultăți tehnice.

Obiectivul acestei propuneri este dezvoltarea unei soluții eficiente pentru gestionarea documentelor și dosarelor, care să satisfacă următoarele cerințe tehnice esențiale:

Trasabilitatea Activităților: Soluția va asigura trasabilitatea completă a activităților de manipulare a documentelor și dosarelor, permițând utilizatorilor să urmeze cu ușurință fiecare etapă a procesului, asigurând astfel transparența și responsabilitatea.

Căutare și Regăsire a Informațiilor: Vor fi implementate funcții avansate de căutare care vor permite utilizatorilor să regăsească rapid informațiile necesare. Aceasta va reduce considerabil timpul dedicat căutării documentelor și va îmbunătăți eficiența operațiunilor.

Arhivarea Electronică a Documentelor: Toate documentele gestionate vor fi arhivate electronic, asigurându-se o stocare securizată și ușor accesibilă pe termen lung. Aceasta va sprijini organizația în gestionarea conformității și a auditului documentelor.

Accesibilitate Generala: Soluția va fi accesibilă de pe orice computer dotat cu un browser web și conectat la rețeaua organizației, asigurându-se astfel disponibilitatea rapidă a informațiilor pentru toți utilizatorii.

Compatibilitate cu Browserele Principale: Sistemul va fi dezvoltat astfel încât să nu depindă de un anumit browser web, garantându-se compatibilitatea cu cele mai utilizate browsere, cum ar fi Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome, pentru a asigura o experiență de utilizare consistentă.

Prin implementarea acestei soluții, organizația va beneficia de o gestionare eficientă a documentelor, datelor și dosarelor, contribuind astfel la îmbunătățirea eficienței operaționale și la creșterea transparenței.

Soluția va include un flux informațional dedicat pentru fiecare tip de raportare statistică (ex. Centralizator lunar), asigurând un proces standardizat pentru colectarea și procesarea datelor. În faza de analiză se vor defini cerințele specifice pentru fiecare situație, iar soluția va fi personalizată în funcție de aceste necesități, optimizând astfel fluxurile de lucru și facilitând colectarea rapidă și precisă a informațiilor statistice.

Soluția va fi integrată cu portalul oficial al instituției și cu sistemul de management al documentelor, permițând sincronizarea datelor și facilitând accesul rapid la informațiile relevante. Utilizatorii vor putea astfel să importe și să exporte documente și rapoarte direct între platforme, asigurând o gestionare unitară și reducând redundanțele de date. Această integrare va oferi, de asemenea, acces facil la arhivele documentare și va permite partajarea sigură a documentelor între platforme.

Sistemul va dispune de o funcționalitate de import de date care va suporta formatele de fișiere uzuale, cum ar fi CSV și XLS, permițând utilizatorilor să introducă date din surse externe într-un mod simplu și rapid. Această opțiune de import va contribui la o centralizare corectă a datelor și la eliminarea erorilor de introducere manuală, optimizând acuratețea raportărilor și rapiditatea procesului de actualizare a datelor.

Funcționalitatea de export va permite generarea de rapoarte personalizate și va susține lista anumitor situații, în funcție de necesitățile instituției. Acest mecanism va permite crearea de fișiere accesibile în formatele necesare pentru uz intern sau extern, asigurând astfel flexibilitatea și accesibilitatea informațiilor pentru diferiți actori din cadrul instituției și pentru colaboratori externi.

Soluția va afișa evenimentele în mod selectiv, în funcție de drepturile și rolurile atribuite fiecărui utilizator. Această matrice de drepturi va controla accesul la diferite funcționalități și date ale sistemului, asigurând că informațiile sensibile sunt accesibile doar celor care au permisiuni corespunzătoare, ceea ce va menține un nivel ridicat de securitate și control asupra informațiilor.

Soluția va implementa măsuri avansate de securitate prin autentificare sigură, bazată pe nume de utilizator și parolă, iar permisiunile vor fi definite în funcție de rolurile atribuite. Se va asigura un nivel corespunzător de securitate pentru a proteja accesul la sistem și a preveni accesul neautorizat la datele instituției. Rolurile și prerogativele utilizatorilor vor fi configurate atent, pentru a restricționa accesul la informații sensibile și pentru a oferi acces doar celor care necesită aceste date în funcție de responsabilitățile lor.

Sistemul va permite un număr nelimitat de utilizatori și va susține colaborarea prin desemnarea de roluri și atribuții specifice fiecărui utilizator. Acest mediu colaborativ va susține procesele interne ale Direcției de Sănătate Publică Constanța, oferind posibilitatea de a lucra eficient în echipe și de a personaliza nivelul de acces și atribuțiile fiecărui utilizator în funcție de responsabilitățile sale, astfel asigurând o colaborare eficientă și o bună gestionare a sarcinilor.

Soluția va oferi un panou de administrare intuitiv, care va permite configurarea și gestionarea accesului utilizatorilor în funcție de roluri, grupuri și drepturi de acces. Această funcționalitate va asigura o administrare eficientă și sigură a utilizatorilor, oferind o flexibilitate în configurarea accesului la resursele sistemului. Astfel, instituția va avea control deplin asupra informațiilor, asigurând o securitate solidă și respectând standardele de confidențialitate și protecție a datelor.

Modul Întocmirea Proceselor Verbale de Constatare și Contravenție

Propunem dezvoltarea unei soluții sofisticate și bine structurate, concepută pentru a gestiona eficient procesul de elaborare și redactare a proceselor verbale de constatare și contravenție. Această soluție va include următoarele componente esențiale:

Gestionarea Procesului în Etape: Soluția va organiza întregul proces de elaborare a proceselor verbale în mai multe etape, care vor include primirea cererilor, completarea documentației, revizuirea, aprobarea și emiterea documentului final. Acest sistem etapizat va asigura o gestionare eficientă și transparentă a întregului flux de lucru.

Suport pentru Documente Fizice și Digitale: Sistemul va gestiona atât cererile și documentele în format fizic, cât și cele digitale, facilitând astfel flexibilitatea utilizatorilor și asigurând o integrare completă între cele două formate.

Automatizarea Fluxurilor de Lucru: Vor fi implementate fluxuri de lucru automate care să permita generarea rapidă a proceselor verbale, reducând astfel erorile și timpul necesar pentru redactare. Notificările automate vor informa utilizatorii despre progresul fiecărei etape.

Interfață Intuitivă și Utilizabilă: Soluția va include o interfață prietenoasă care permite utilizatorilor să navigheze cu ușurință printre funcționalități, facilitând completarea și gestionarea proceselor verbale fără dificultăți tehnice.

Monitorizare și Raportare: Sistemul va oferi opțiuni de monitorizare și raportare a proceselor verbale, permițând utilizatorilor să vizualizeze statistici relevante și să analizeze eficiența procedurilor.

Obiectivul acestei propuneri este dezvoltarea unei soluții eficiente pentru gestionarea documentelor și dosarelor, care să satisfacă următoarele cerințe tehnice esențiale:

Trasabilitatea Activităților: Soluția va asigura trasabilitatea completă a activităților de manipulare a documentelor și dosarelor, permițând utilizatorilor să urmeze cu ușurință fiecare etapă a procesului, asigurând astfel transparența și responsabilitatea.

Căutare și Regăsire a Informațiilor: Vor fi implementate funcții avansate de căutare care vor permite utilizatorilor să regăsească rapid informațiile necesare. Aceasta va reduce considerabil timpul dedicat căutării documentelor și va îmbunătăți eficiența operațiunilor.

Arhivarea Electronică a Documentelor: Toate documentele gestionate vor fi arhivate electronic, asigurându-se o stocare securizată și ușor accesibilă pe termen lung. Aceasta va sprijini organizația în gestionarea conformității și a auditului documentelor.

Accesibilitate Generala: Soluția va fi accesibilă de pe orice computer dotat cu un browser web și conectat la rețeaua organizației, asigurându-se astfel disponibilitatea rapidă a informațiilor pentru toți utilizatorii.

Compatibilitate cu Browserele Principale: Sistemul va fi dezvoltat astfel încât să nu depindă de un anumit browser web, garantându-se compatibilitatea cu cele mai utilizate browsere, cum ar fi Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome, pentru a asigura o experiență de utilizare consistentă.

Prin implementarea acestei soluții, organizația va beneficia de o gestionare eficientă a documentelor, datelor și dosarelor, contribuind astfel la îmbunătățirea eficienței operaționale și la creșterea transparenței.

Soluția va include un modul de redactare a proceselor verbale, care va permite generarea și completarea acestora într-un format standardizat, adaptabil pentru diferitele tipuri de procese verbale necesare. Transmiterea pe fluxul corespunzător se va realiza automat, conform configurațiilor stabilite, asigurând o distribuție eficientă a documentelor către părțile relevante și reducând timpul de procesare.

Soluția va integra funcționalitățile cu sistemul de management al documentelor și portalul extern al instituției, facilitând sincronizarea proceselor verbale cu restul documentației și permițând accesul rapid și sigur la procesele verbale arhivate. Utilizatorii vor putea accesa documentele direct din portalul extern, în funcție de permisiunile stabilite, pentru a avea o interacțiune eficientă între aplicații.

Arhivarea electronică va fi o funcționalitate esențială, permițând organizarea, stocarea și accesarea facilă a proceselor verbale emise. Sistemul va asigura o indexare clară a documentelor, după criterii precum data, tipul de document și persoanele implicate, pentru a simplifica regăsirea ulterioară și a păstra un istoric complet al documentelor emise.

Modulul de redactare va oferi o interfață intuitivă, optimizată pentru crearea rapidă și eficientă a proceselor verbale, permițând înregistrarea automată a acestora în registratura generală sau în registrul specific de procese verbale. Documentele vor fi sincronizate cu sistemul de management al documentelor, astfel încât să fie accesibile și organizate conform cerințelor instituționale. Acest proces de gestionare integrată va simplifica fluxul de lucru și va oferi acces rapid la documentele emise.

Sistemul va permite utilizatorilor să trimită procesele verbale direct pe email către destinatarii necesari, precum și să le salveze în format PDF sau să le listeze, oferind astfel flexibilitate în distribuția și utilizarea documentelor. Această funcționalitate va eficientiza comunicarea și va asigura o gestionare digitală și sigură a proceselor verbale.

Soluția va fi accesibilă de la distanță, prin intermediul unei conexiuni la internet, permițând redactarea și completarea proceselor verbale din orice locație. Această caracteristică va permite o gestionare flexibilă și acces rapid la sistem, indiferent de locația utilizatorului, facilitând continuarea activității chiar și în afara biroului.

Soluția va permite afișarea evenimentelor și informațiilor relevante conform unei matrici de drepturi configurabile, atribuind fiecărui utilizator permisiuni corespunzătoare rolului și responsabilităților sale. Astfel, accesul la documentele și funcțiile sistemului va fi controlat și securizat, menținând confidențialitatea datelor și optimizând interfața fiecărui utilizator.

Sistemul va integra o autentificare securizată, bazată pe nume de utilizator și parolă, personalizată conform rolurilor și prerogativelor fiecărui utilizator. Prin restricționarea accesului pe baza unui sistem de autentificare robust, soluția va menține un nivel înalt de securitate și va preveni accesul neautorizat la informațiile confidențiale.

Soluția va susține un mediu colaborativ optim, permițând desemnarea rolurilor și atribuțiilor individualizate pentru un număr nelimitat de utilizatori. Fiecare utilizator va avea acces configurabil, în funcție de responsabilitățile și nivelul de acces necesar, pentru a menține o colaborare organizată și eficientă în cadrul instituției.

Soluția va oferi un panou de administrare simplificat și intuitiv, cu posibilitatea de configurare a accesului utilizatorilor pe baza rolurilor, grupurilor și drepturilor de acces stabilite. Acest sistem de administrare va permite o gestionare eficientă a permisiunilor și va asigura securitatea accesului la informațiile sensibile, contribuind la un control riguros al accesului la datele instituției și la prevenirea accesului neautorizat.

Modului Managementul Protecției Datelor cu Caracter Personal

Modulul de Management al protecției datelor cu caracter personal are rolul de a asigura conformitatea cu reglementările privind confidențialitatea și protecția datelor (precum GDPR), acest modul:

1. Monitorizează colectarea și prelucrarea datelor personale, garantând că toate datele sunt gestionate conform cerințelor legale.
2. Gestionează cererile de acces și ștergere a datelor primite de la utilizatori, permițând companiilor să respecte drepturile individuale.
3. Asigură criptarea și stocarea sigură a datelor personale, prevenind accesul neautorizat.
4. Monitorizează accesul și utilizarea datelor, generând alerte în cazul unor activități suspecte sau neconforme.
5. Oferă rapoarte și audituri privind activitățile legate de datele personale, sprijinind organizațiile în pregătirea pentru inspecții și în menținerea transparenței.

Soluția va fi complet localizată in Romania, asigurând afișarea tuturor câmpurilor, etichetelor și mesajelor în limba română. Panoul de administrare va include opțiuni pentru personalizarea textelor și ajustarea lor, permițând adaptări flexibile la modificările de legislație sau terminologie.

Solutia noatra este testata din punct de vedere al securitati informatice, si sunt realizate teste de penetrare și evaluări de securitate de către un auditor certificat DNSC. Acest raport de testare va fi inclus în documentația finală a soluției și va acoperi toate aspectele vulnerabile, asigurând securitatea în conformitate cu standardele naționale și cerințele GDPR.

Va fi integrat un modul de notificări automate prin email, configurabil pentru a informa utilizatorii despre termenele și cerințele legale. Notificările vor include mesaje clare și vor fi personalizabile în funcție de tipul de alertă (ex: termen depășit, document incomplet), facilitând conformitatea cu GDPR.

Sistemul va include o secțiune dedicată notificărilor, unde utilizatorii pot vizualiza notificările sortate în funcție de nivelul de criticitate (ex: urgent, informativ). Această organizare va permite utilizatorilor să prioritizeze acțiunile și să gestioneze eficient sarcinile de conformitate și actualizările.

Soluția va avea registre dedicate pentru gestionarea datelor de conformitate GDPR, incluzând toate categoriile specificate. Fiecare registru va fi configurat pentru a înregistra, sorta și actualiza informațiile, conform cerințelor legislative și operaționale. Gestionarea va fi efectuata cu usurinta pentru registrele:

Registrul operațiunilor de prelucrare

Registrul operatorilor

Registrul împuterniciților 

Registrul incidentelor 

Registrul solicitărilor persoanelor vizate

Registrul gestionării riscurilor 

Vor fi disponibile funcții pentru adăugarea, editarea și ștergerea intrărilor din registre, fiecare intrare fiind identificată unic (ID auto-generat) pentru a permite trasabilitatea și asigurarea corectitudinii datelor în procesele de management GDPR.

Soluția va afișa texte explicative în secțiunile de utilizare a registrelor, iar legislația relevantă va fi citată pentru a oferi un context legal și informativ utilizatorilor. Această funcționalitate va facilita utilizarea conformă și va reduce neclaritățile privind scopul și corectitudinea prelucrării datelor.

Fiecare registru va avea opțiuni de sortare și filtrare, în funcție de câmpurile specifice fiecărui formular, facilitând accesul rapid la datele necesare și gestionarea eficientă a registrelor

Sistemul va include opțiuni de export pentru fiecare registru, permițând generarea de fișiere PDF sau exporturi tabelare (CSV, Excel) pentru a facilita arhivarea, auditul și raportarea externă.

Soluția va integra o funcționalitate de căutare cu cuvinte cheie, permițând utilizatorilor să găsească rapid intrările din registre relevante pentru textul specificat, facilitând astfel gestionarea eficientă a datelor.

Soluția va include fluxuri predefinite pentru toate etapele managementului împuterniciților (selecție, evaluare periodică, încetare colaborare) cu notificări automate și documentație specifică, susținând respectarea proceselor stabilite de GDPR. Administratorii vor putea monitoriza și gestiona fiecare etapă eficient.

Soluția va include un modul de completare a informațiilor conform Regulamentului 679/2016, facilitând integrarea împuterniciților selectați în registrul dedicat. Modulul va permite introducerea și validarea automată a datelor necesare pentru conformitatea GDPR, asigurând totodată actualizarea rapidă și centralizată a informațiilor despre împuterniciți.

Soluția va genera notificări automate anuale către utilizatori pentru evaluarea periodică a împuterniciților contractați, conform cerințelor GDPR. Notificările vor include informații relevante și pași pentru realizarea evaluării, sprijinind astfel conformitatea continuă.

Soluția va oferi fluxuri automatizate pentru gestionarea fiecărui tip de solicitare GDPR, permițând inițierea și urmărirea statusului solicitărilor de acces, modificare, ștergere, restricționare, portare și obiecții. Aceste fluxuri vor asigura conformitatea cu regulamentul și vor include opțiuni de atașare a documentelor justificative, confirmând astfel transparența procesului.

 

Modulul va înregistra automat solicitările în registrul special dedicat și va genera notificări dacă sunt detectate solicitări nerealizate, asigurând astfel urmărirea completă a cererilor și transparența acestora.

Soluția va evidenția în mod clar fluxurile nefinalizate într-o secțiune dedicată, unde utilizatorii pot vedea statusul fiecărui proces și pot lua măsuri pentru avansarea acestora, asigurând conformitatea cu termenele legale.

Soluția va include notificări automate pentru a informa utilizatorii despre termenele legale, alertându-i când termenul de răspuns de 30 de zile este aproape, astfel încât să poată lua măsuri pentru respectarea conformității GDPR.

Soluția va include fluxuri structurate pentru gestionarea incidentelor, cu opțiuni de clasificare automată a incidentelor în minore și majore. Modulul va permite gestionarea diferitelor etape pentru fiecare categorie de incident și va asigura o trasabilitate clară a măsurilor luate, documentând fiecare pas necesar pentru o gestionare corectă și eficientă a acestora.

Soluția va permite analizarea incidentelor în conformitate cu cerințele GDPR și va oferi opțiuni de evaluare a validității și clasificării acestora. Aceasta va asigura o gestiune corectă, urmând criterii clare pentru identificarea și tratarea incidentelor minore și majore, respectând astfel toate procedurile legale.

Soluția va include un ghid pas cu pas pentru gestionarea incidentelor, cu toate etapele necesare, inclusiv evaluarea inițială, monitorizarea progresului, documentarea detaliilor și rezolvarea incidentelor. Fluxurile vor fi configurabile și adaptabile conform nevoilor și reglementărilor instituției.

Soluția va genera notificări automate pentru a alerta utilizatorii când se apropie termenele legale pentru notificarea autorităților de supraveghere și a persoanelor vizate, respectând astfel cerințele GDPR de raportare și comunicare a incidentelor.

Soluția va oferi un set complet de fluxuri dedicate analizei de impact, de la determinarea necesității unei analize de impact până la realizarea și evaluarea finală a acesteia. Aceste fluxuri vor permite utilizatorilor să urmeze pașii necesari pentru asigurarea unei evaluări corecte și să ofere un format standardizat pentru analiza și documentarea rezultatelor.

Soluția va include ghiduri și exemple pentru fiecare etapă a analizei de impact, sprijinind utilizatorii prin texte descriptive pentru o evaluare corectă și completă a impactului prelucrării datelor. Aceasta va asigura un proces consistent și accesibil de realizare a analizelor de impact, oferind o sursă de referință clară pentru toți utilizatorii implicați.

Soluția va permite documentarea și evaluarea riscurilor specifice fiecărui proiect în cadrul analizei de impact, permițând definirea și gestionarea acestora în mod detaliat și eficient. Acest modul va sprijini anticiparea și gestionarea riscurilor, facilitând conformitatea și o planificare adecvată pentru minimizarea impactului riscurilor.

Soluția va păstra o evidență clară a analizelor de impact nefinalizate într-o secțiune dedicată, unde utilizatorii vor putea monitoriza statusul și vor putea lua măsuri pentru avansarea sau finalizarea acestora, asigurând o urmărire continuă și un proces de conformitate cu reglementările GDPR.

Soluția va permite crearea și gestionarea unui program anual de instruire, care poate fi personalizat și aprobat de conducerea unității. Modulul de management va facilita evidența instruirilor, iar utilizatorii vor putea elimina sesiunile de instruire din program dacă este necesar, păstrând o evidență actualizată.

Soluția va oferi un modul configurabil pentru elaborarea unui program anual de instruire, gestionarea sesiunilor de instruire specifice și urmărirea statusului acestora, asigurând astfel o formare continuă și corect documentată a personalului, în conformitate cu cerințele GDPR.

Soluția va genera notificări automate pentru a alerta utilizatorii cu privire la instruirile necesare și pentru a confirma finalizarea acestora. Aceste notificări vor asigura că personalul participă la instruirile obligatorii, susținând conformitatea instituției cu cerințele de formare GDPR.

Soluția va permite crearea și administrarea unui program anual de audit intern, cu opțiuni de adăugare, monitorizare și, dacă este necesar, ștergere a unor audituri din program. Managementul auditului va asigura o documentare detaliată a proceselor de audit, sprijinind astfel transparența și conformitatea cu cerințele de control și monitorizare a conformității.

Soluția va permite stabilirea unui program anual de audit, aprobat de conducerea instituției, cu un sistem detaliat de management pentru fiecare audit realizat. Astfel, instituția va putea să își mențină o evidență completă a proceselor de audit și să respecte cerințele de transparență și raportare ale GDPR.

Soluția va păstra o evidență a auditărilor nefinalizate într-o secțiune dedicată, unde acestea vor putea fi urmărite și avansate eficient de către utilizatori, facilitând astfel o monitorizare completă și o coordonare eficientă a tuturor proceselor de audit.

Soluția va fi compatibilă pentru a se putea integra cu sistemele instituției prin intermediul API-urilor pentru a permite o integrare ușoară și accesibilă. Aceasta va facilita preluarea și partajarea informațiilor între platforme și va asigura centralizarea și completitudinea informațiilor.

Soluția va include un modul de raportare configurabil, care va permite generarea de rapoarte detaliate în funcție de parametrii necesari utilizatorului. Modulul va facilita atât raportarea pentru operatori și împuterniciți, cât și rapoarte ad-hoc, configurabile în funcție de criterii specifice, pentru a răspunde nevoilor instituției.

Soluția va permite utilizatorilor să genereze rapoarte ad-hoc, incluzând parametri detaliați cum ar fi intervalele de timp, modificările efectuate, procesele de gestionare a împuterniciților, analizele de impact, sesiunile de instruire și auditurile. Aceste rapoarte vor permite o evidență detaliată și accesibilă asupra activităților, sprijinind atât transparența, cât și analiza internă.

Modul SCIM (Sistem de Control intern Managerial)

Modulul SCIM (Sistem de Control Intern Managerial) este o componentă esențială care ajută organizațiile să implementeze, să monitorizeze și să îmbunătățească procesele de control intern. Scopul său principal este de a asigura că organizația operează eficient, conform legii și în mod transparent, reducând riscurile de eroare și fraudă. Concret, acest modul:

1. Evaluează și monitorizează riscurile interne la nivel managerial, identificând vulnerabilități și propunând măsuri de control.
2. Asigură documentarea și implementarea procedurilor și politicilor interne, contribuind la uniformitatea proceselor și la menținerea standardelor de calitate.
3. Monitorizează conformitatea cu reglementările și procedurile interne, oferind alerte sau rapoarte periodice privind potențialele neconformități.
4. Oferă instrumente pentru audit intern și autoevaluare, permițând managerilor să analizeze și să îmbunătățească continuu procesele.
5. Îmbunătățește transparența și raportarea către management și autorități, facilitând obținerea unei imagini clare asupra activităților și riscurilor interne.

Soluția va permite stabilirea clară a obiectivelor organizației și definirea KPI-urilor măsurabili, asigurând un mecanism de monitorizare continuă a progresului. Vor fi disponibile metode de raportare, astfel încât progresul să fie ușor de urmărit și să promoveze transparența și responsabilitatea.

Soluția va oferi un modul dedicat pentru identificarea și analiza riscurilor, susținând organizația în evaluarea și gestionarea riscurilor care pot influența negativ activitățile. Modulul va permite introducerea, monitorizarea și actualizarea continuă a riscurilor pentru a menține un management eficient al acestora.
Soluția va include instrumente pentru colectarea și analiza continuă a datelor de performanță, cu opțiuni de generare a rapoartelor periodice și ad-hoc pentru management. Acest sistem de monitorizare va permite identificarea rapidă a abaterilor și ajustarea proceselor în funcție de nevoile organizației.

Soluția va include un modul de audit intern care permite desfășurarea periodică a verificărilor pentru a evalua eficiența controalelor și conformitatea cu politicile organizației. Vor fi disponibile fluxuri predefinite și funcționalități de notificare automată pentru respectarea calendarului de audit.

Sistemul va include funcționalități de gestionare și alocare eficientă a resurselor organizaționale, inclusiv a resurselor financiare, umane și materiale. Soluția va asigura accesul rapid la documente printr-o arhivare structurată, facilitând regăsirea și gestionarea informațiilor necesare activităților curente.

Soluția va include controale automate și alerte pentru verificarea conformității cu legislația și reglementările aplicabile. Aceste controale vor permite monitorizarea continuă și vor notifica automat utilizatorii atunci când există cerințe legale sau reglementări noi aplicabile.

Soluția va include un modul de formare și instruire periodică pentru angajați, cu scopul de a asigura o înțelegere clară a responsabilităților și controalelor interne. Acest sistem va sprijini dezvoltarea unei culturi de conformitate și responsabilitate, asigurând alinierea continuă a angajaților la politicile organizației.

Sistemul va include un mecanism de alertare configurabil, prin care managementul va fi notificat de apariția abaterilor sau riscurilor semnificative. Vor fi, de asemenea, disponibile planuri de acțiune structurate, pentru a răspunde în mod eficient și rapid situațiilor critice identificate.

Soluția va integra funcționalități avansate de analiză a datelor, permițând identificarea de tendințe și oportunități de îmbunătățire a proceselor. Acest modul va facilita managementul informațiilor și optimizarea activităților organizației.

Soluția va permite integrarea și interoperabilitatea cu sistemele informatice existente ale organizației prin intermediul API-urilor, asigurând astfel accesul la datele relevante și comunicarea unitară între modulele soluției și sistemele externe.

Modul Audit Intern

Modulul de Audit Intern este un instrument informatic care ajută institutiile să planifice, să desfășoare și să gestioneze activitățile de audit intern, asigurând conformitatea și eficiența operațiunilor. Acest modul este esențial pentru a evalua și îmbunătăți procesele interne, identificând riscuri și oportunități de optimizare, acest modul:

1. Planifică și programează misiunile de audit, stabilind calendarul și alocând resursele necesare pentru fiecare etapă.
2. Documentează și urmărește procedurile de audit, permițând echipei să colecteze și să stocheze constatările într-un mod organizat.
3. Evaluează riscurile și controlează conformitatea cu politicile interne și reglementările legale, oferind o imagine detaliată asupra riscurilor de neconformitate.
4. Generează rapoarte de audit și recomandări, identificând zonele de îmbunătățire și propunând acțiuni corective.
5. Monitorizează implementarea recomandărilor și verifică progresul acestora, asigurând astfel o îmbunătățire continuă a proceselor interne.

Soluția va include un modul dedicat definirii obiectivelor auditului intern, care va permite specificarea domeniilor de activitate auditate și criteriilor de evaluare. Utilizatorii vor putea seta clar domeniile prioritare pentru audit și obiectivele specifice ale fiecărui audit, aliniate cu obiectivele strategice ale organizației. Astfel, soluția va sprijini o abordare bazată pe riscuri și o gestionare eficientă a acestora, asigurându-se că auditurile contribuie la realizarea obiectivelor organizaționale. Acest modul va permite, de asemenea, revizuirea periodică a obiectivelor și criteriilor pentru a reflecta schimbările de priorități și noi riscuri apărute.

Soluția va oferi un instrument de planificare a auditului bazat pe evaluarea riscurilor, prin care utilizatorii pot identifica prioritățile în funcție de gradul de risc asociat fiecărei activități și domeniu auditat. Funcționalitatea va permite evaluarea resurselor necesare (timp, personal, buget) și va genera un plan anual sau semestrial de audit detaliat, adaptat nevoilor organizaționale. Acest plan de audit va include toate informațiile necesare pentru desfășurarea eficientă a activităților de audit și pentru alocarea optimă a resurselor disponibile.

Soluția va include o platformă centralizată de colectare și organizare a datelor din diverse surse de audit, cum ar fi documente relevante, interviuri cu părțile interesate și observații din teren. Soluția va permite gestionarea acestor date pentru a facilita analiza lor detaliată și identificarea eficienței controalelor interne. Un modul de analiză avansată va permite organizarea și interpretarea datelor colectate, astfel încât auditorii să poată identifica rapid eventualele abateri și neconformități în procesele existente. Soluția va asigura astfel un management eficient al datelor și o evaluare precisă a controalelor interne.

Soluția va pune la dispoziție un modul de evaluare a controalelor interne care va permite analizarea acestora în mod structurat, pentru a verifica dacă sunt adecvate și eficiente în gestionarea riscurilor asociate. Funcționalitatea va permite documentarea controalelor interne pentru fiecare proces și evaluarea acestora pe baza unor criterii prestabilite de conformitate, eficacitate și eficiență. Acest modul va genera rapoarte detaliate privind starea controalelor interne, permițând astfel organizației să ia măsuri corective acolo unde se constată lipsuri sau neconformități.

Soluția va include un instrument de identificare automată a neconformităților și riscurilor în procesele organizaționale, bazat pe datele colectate în timpul auditului. Modulul va oferi recomandări specifice și fezabile pentru îmbunătățirea proceselor și controalelor interne, având la bază cele mai bune practici și legislația aplicabilă. Aceste recomandări vor fi prezentate într-un format accesibil și vor fi grupate pe categorii de risc, prioritate și fezabilitate, facilitând astfel implementarea lor de către echipele responsabile. Soluția va sprijini astfel o abordare proactivă și preventivă a conformității.

Soluția va permite generarea automată de rapoarte detaliate de audit care vor include concluziile evaluării, recomandări pentru îmbunătățiri și planuri de acțiune pentru corectarea abaterilor identificate. Aceste rapoarte vor fi disponibile într-un format accesibil și ușor de citit, cu secțiuni clare dedicate fiecărei categorii de risc și planuri de remediere. Rapoartele vor fi organizate astfel încât să faciliteze înțelegerea de către toate părțile interesate, iar accesul va fi configurabil pe niveluri de permisiune, pentru protecția datelor sensibile.

Soluția va include un modul de monitorizare a implementării recomandărilor, care va urmări stadiul fiecărei acțiuni corective în conformitate cu termenele stabilite în raportul de audit. Utilizatorii vor fi notificați automat în cazul în care termenele limită se apropie, pentru a asigura aplicarea la timp a măsurilor de remediere. Sistemul va permite, de asemenea, generarea de rapoarte de progres, astfel încât managerii să poată monitoriza eficiența implementării și să se asigure că riscurile sunt gestionate în mod adecvat.

Soluția va integra funcționalități de colectare a feedback-ului periodic din partea părților interesate și va include un modul de analiză a eficienței procesului de audit. Această funcționalitate va permite evaluarea continuă a procesului de audit și ajustarea acestuia în funcție de nevoile organizaționale, contribuind la îmbunătățirea constantă a performanței și a eficacității controalelor interne.

Soluția va respecta standardele de confidențialitate și etică prin implementarea de măsuri de securitate care să asigure accesul controlat la informațiile de audit. În plus, utilizatorii vor avea la dispoziție politici de confidențialitate și protocoale etice, iar sistemul va oferi loguri pentru a monitoriza accesul și modificările aduse informațiilor sensibile. Aceste măsuri vor contribui la desfășurarea auditurilor în conformitate cu principiile de etică și protecție a datelor.

Soluția se va integra perfect în sistemul informatic asigurând conectarea și interoperabilitatea cu alte aplicații. Aceasta va permite schimbul automat de date relevante și actualizarea în timp real a informațiilor, contribuind la o gestionare centralizată și eficientă a întregului proces de audit.

Modul Management Contracte

Modulul de Management al Contractelor este un instrument digital creat pentru a ajuta organizațiile să administreze eficient ciclul de viață al contractelor, de la inițiere până la încheiere sau reînnoire. Acest modul este esențial pentru gestionarea centralizată și transparentă a contractelor, reducând riscurile asociate și optimizând procesul contractual, acest modul:

1. Centralizează și organizează contractele, stocând toate documentele contractuale într-un singur loc, accesibil și securizat.
2. Automatizează fluxul de lucru pentru crearea, aprobarea și semnarea contractelor, reducând timpii și simplificând procesele de aprobare.
3. Monitorizează termenele importante (cum ar fi expirarea, reînnoirea sau plățile contractuale), generând alerte pentru a evita întârzierile sau încălcările contractuale.
4. Asigură conformitatea cu politicile interne și reglementările legale, prin verificarea automată a clauzelor standard și personalizate ale contractelor.
5. Generează rapoarte și analize privind performanța și riscurile contractuale, oferind o imagine clară asupra relațiilor contractuale și sprijinind deciziile de afaceri.

Soluția va include un modul dedicat pentru crearea și gestionarea contractelor, oferind utilizatorilor un set de șabloane contractuale standardizate, complet configurabile și în conformitate cu cerințele legale și interne ale organizației. Utilizatorii vor putea modifica și personaliza aceste șabloane pentru a reflecta nevoile specifice ale fiecărei colaborări, asigurând astfel conformitatea și coerența în redactarea contractelor. Soluția va sprijini crearea de contracte complexe prin secțiuni configurabile și funcționalități de precompletare automată pentru câmpurile uzuale (date, părți implicate, clauze standard).

Soluția va include un sistem centralizat și securizat de depozitare a contractelor, care va permite stocarea organizată a documentelor, cu funcționalități avansate de căutare și filtrare. Utilizatorii vor putea accesa rapid contractele prin filtre specifice (ex. nume, date, părți implicate, statutul contractului) și vor putea crea categorii personalizate pentru o mai bună organizare a documentelor. Căutarea avansată va permite găsirea rapidă a oricărui contract pe baza unor criterii multiple, permițând accesul controlat și transparent la informațiile relevante.

Soluția va include un modul de monitorizare a termenelor limită, care va permite urmărirea datelor importante din contracte, precum expirarea, termenele de plată, obligațiile contractuale sau alte angajamente. Funcționalitatea va include un sistem de notificări automate, prin care utilizatorii vor fi informați înainte de atingerea acestor termene. Acest modul va sprijini respectarea angajamentelor contractuale și va reduce riscul de întârzieri sau neconformități, permițând gestionarea proactivă a obligațiilor contractuale.

Soluția va oferi un instrument de gestionare a modificărilor și renegocierilor contractuale, cu opțiuni de documentare detaliată a fiecărei modificări aduse contractelor inițiale. Utilizatorii vor putea crea versiuni multiple ale unui contract, păstrând înregistrarea fiecărei modificări și motivul acesteia. Modulul va asigura trasabilitatea completă a versiunilor contractuale, astfel încât să fie ușor de urmărit evoluția și istoricul fiecărui document contractual. Această funcționalitate va permite păstrarea unei evidențe complete a tuturor modificărilor pentru transparență și conformitate.

Soluția va include un flux de lucru automatizat pentru aprobarea contractelor, permițând implicarea factorilor de decizie relevanți la momentele corespunzătoare. Funcționalitatea va permite crearea de fluxuri personalizate de aprobare în conformitate cu structura organizațională și cu nivelurile de autorizare necesare. De exemplu, în funcție de valoarea contractului sau de tipul de colaborare, soluția va trimite contractul automat persoanelor care trebuie să aprobe, modificând traseul în funcție de specificitățile fiecărei organizații. Acest proces de aprobare automatizat va sprijini conformitatea și va reduce timpul necesar pentru semnarea și finalizarea contractelor.

Soluția va pune la dispoziția utilizatorilor un set de instrumente avansate de raportare și analiză a datelor, care va permite monitorizarea performanței și eficienței procesului de management al contractelor. Aceste rapoarte personalizabile vor include indicatori cheie de performanță (KPI) precum respectarea termenelor, rata de încheiere a contractelor la timp, numărul de modificări și renegocieri. Utilizatorii vor putea analiza datele pentru a identifica tendințe și oportunități de îmbunătățire a procesului contractual, asigurându-se că acesta funcționează la parametri optimi.

Soluția va integra reguli și proceduri de gestionare a contractelor care să asigure respectarea cerințelor legale și interne, permițând desfășurarea unui proces complet auditat. Sistemul va înregistra toate modificările, aprobările și acțiunile legate de fiecare contract, facilitând accesul la un istoric detaliat pentru o eventuală revizuire și auditare. Aceste măsuri vor garanta transparența procesului contractual și vor oferi organizației o bază solidă pentru conformitate și siguranță juridică.

Soluția va fi complet integrată în sistemul informatic, permițând schimbul facil de date și sincronizarea informațiilor între departamente. Aceasta va sprijini gestionarea centralizată a contractelor și va oferi o imagine de ansamblu în timp real asupra situației contractuale, permițând o coordonare eficientă între echipe și o vizualizare completă a obligațiilor și termenelor contractuale la nivel organizațional.

Modul Managementul Fondurilor Europene

Propunem o soluție special concepută pentru a facilita gestionarea și înregistrarea proiectelor atat europene cat si de alte tipuri  din cadrul instituției, cu scopul de a asigura derularea eficientă și îndeplinirea lor. Soluția va oferi următoarele caracteristici esențiale:

Urmărire Detaliată a Derulării Proiectelor: Soluția va permite monitorizarea detaliată a fiecărei etape a proiectelor europene, oferind o vedere de ansamblu asupra progresului și identificând eventualele blocaje sau întârzieri, astfel încât să se poată interveni prompt pentru corectare.

Urmărire la Nivel de Management: Sistemul va include funcționalități care să permită managementului să aibă o perspectivă clară și în timp real asupra tuturor proiectelor, facilitând deciziile informate și strategice pentru succesul proiectelor.

Planificare și Organizare Etapizată: Soluția va sprijini gestionarea etapizată a proiectelor, asigurând o organizare clară a activităților și resurselor, precum și respectarea termenelor limită stabilite în cadrul fiecărui proiect.

Raportare și Analize: Vor fi disponibile instrumente de raportare și analiză care să ofere informații detaliate despre statusul și progresul fiecărui proiect, sprijinind astfel o evaluare continuă și îmbunătățirea proceselor.

Interfață Intuitivă: Soluția va dispune de o interfață utilizabilă și intuitivă, ușor de navigat, facilitând accesul utilizatorilor la informațiile necesare și sprijinind o gestionare eficientă a proiectelor.

Propunerea noastră se concentrează pe dezvoltarea unei soluții care să asigure eficientizarea procesului de gestionare a documentației în contextul proiectelor derulate la nivelul institutiei. Această soluție va îndeplini următoarele cerințe esențiale:

Trasabilitatea Activităților: Sistemul va oferi trasabilitate completă pentru activitățile de manipulare a documentelor și dosarelor, permițând urmărirea fiecărui pas și întreținerea unui jurnal detaliat al tuturor modificărilor și accesărilor.

Căutare și Regăsire Facilă a Informațiilor: Vor fi implementate funcționalități avansate de căutare, asigurându-se că utilizatorii pot regăsi rapid informațiile necesare, îmbunătățind astfel eficiența și reducând timpul necesar pentru accesarea datelor.

Gestionarea Etapizată a Informațiilor: Soluția va sprijini gestionarea etapizată a informațiilor, asigurând o organizare clară și accesibilă a datelor corespunzătoare fiecărei etape a proiectelor, facilitând planificarea și execuția.

Arhivarea Electronică a Documentelor: Sistemul va include capacitatea de arhivare electronică, asigurând o stocare sigură și accesibilă a documentelor pe termen lung, contribuind la conformitatea cu reglementările și la protecția datelor.

Accesibilitate Generală: Soluția va putea fi accesată de pe orice computer dotat cu un browser web, conectat la rețeaua organizației, oferind astfel flexibilitate și accesibilitate crescute pentru toți utilizatorii.

Compatibilitate cu Browserele Principale: Sistemul va funcționa eficient fără a depinde de un anumit browser web, asigurând compatibilitate cu principalele browsere utilizate, inclusiv Microsoft Edge, Mozilla Firefox, Safari și Chrome.

Soluția va include un modul dedicat pentru gestionarea proiectelor europene sau a altor tipuri de proiecte derulate la nivelul institutiei, cu o interfață intuitivă ce permite utilizatorilor să creeze, să înregistreze și să monitorizeze proiectele într-un format standardizat. Acest modul va facilita evidențierea și accesul rapid la fiecare proiect, prezentând utilizatorilor informațiile esențiale într-un mod centralizat și accesibil.

Soluția va permite configurarea etapelor de proiect (finanțare, achiziție, implementare) cu detalii corespunzătoare fiecărei etape, asigurând posibilitatea definirii de etape și subetape personalizate pentru fiecare proiect. Fiecare etapă va fi flexibilă și adaptabilă nevoilor proiectului, astfel încât utilizatorii vor putea adăuga, modifica sau elimina etape și subetape în funcție de specificul fiecărui proiect, fără a necesita intervenții tehnice suplimentare.

Soluția va include un formular de creare a referatelor, cu opțiunea de a adăuga documente justificative (imagini, fișiere) pentru a sprijini fiecare document. Acest modul va asigura păstrarea și evidența completă a justificărilor legate de cererile de finanțare, centralizând astfel informațiile necesare evaluării rapide a referatelor.

Soluția va permite utilizatorilor să atașeze documente justificative la hotărârile de consiliu (HCL), păstrând documentația și fișierele justificative într-o bază de date securizată, accesibilă în orice moment pentru verificări și audit.

Modulul va permite adăugarea ofertelor pentru estimare, incluzând posibilitatea atașării de documente justificative relevante. Acest proces va permite centralizarea și stocarea ofertelor într-un format structurat, sprijinind analiza și evaluarea acestora într-un mod eficient.

Soluția va permite generarea și stocarea cererilor de finanțare, oferind funcționalități pentru atașarea de documente justificative. Astfel, procesul de finanțare va fi bine documentat și structurat, facilitând accesul la informații esențiale pentru aprobare și monitorizare.

Soluția va oferi o secțiune dedicată clarificărilor, unde utilizatorii pot adăuga detalii, documente justificative și imagini relevante. Acest modul va sprijini transparența și va facilita comunicarea clară între părțile implicate în procesul de finanțare.

Soluția va permite stocarea contractului de finanțare, cu opțiuni de atașare a documentelor relevante. Aceasta va sprijini gestionarea contractelor și va permite accesul facil la informații pentru monitorizarea etapelor proiectului.

Soluția va permite încărcarea de documente opționale în format electronic, pentru a asigura o documentație completă și accesibilă, conform cerințelor proiectului.

Soluția va permite gestionarea caietelor de sarcini, cu opțiuni de atașare a documentelor justificative și acces rapid la toate informațiile aferente procesului de achiziție.

Modulul va include o funcționalitate pentru inițierea procedurilor de achiziție în SICAP, cu posibilitatea de a atașa documente justificative, centralizând și organizând documentele într-un format accesibil.

Soluția va include un modul pentru evaluarea ofertelor, cu opțiuni de adăugare a documentelor justificative și funcționalități de definire a subetapelor (DUAE, evaluare tehnică și financiară, PV declarare câștigător). Această flexibilitate va permite adaptarea evaluării la specificul proiectului și o evidență clară a documentelor aferente fiecărei etape.

Modulul de contestații va permite adăugarea și organizarea documentelor justificative și definirea subetapelor de contestație și rezoluție. Aceasta va sprijini transparența și urmărirea procesului de contestații.

Soluția va permite gestionarea contractului final de achiziție, inclusiv actele adiționale și garanțiile de bună execuție, oferind opțiuni de atașare a documentelor justificative. Aceasta va asigura o evidență completă și clară a tuturor angajamentelor contractuale.

Modulul de implementare va permite crearea și gestionarea unui grafic GANTT pentru monitorizarea progresului, cu opțiuni de atașare a documentelor justificative. Aceasta va facilita monitorizarea detaliată a etapei de implementare.

Soluția va include un modul dedicat pentru gestionarea cererilor de decontare, cu opțiuni de atașare a documentelor justificative, permițând o monitorizare completă a cheltuielilor și a plăților aferente proiectului.

Soluția va permite înregistrarea facturilor asociate proiectului, inclusiv atașarea documentelor justificative, sprijinind transparența financiară și gestionarea eficientă a documentelor contabile.

Soluția va oferi un modul de gestionare a plăților, cu opțiuni de documentare completă și atașare a documentelor justificative, pentru a facilita verificarea și evidența plăților efectuate în cadrul proiectului.

Soluția va fi configurabilă astfel încât utilizatorii să poată defini noi etape, subetape și sub-subetape direct din interfață, fără a necesita intervenții tehnice, asigurând adaptabilitatea la nevoile fiecărui proiect.

Soluția va include o funcționalitate de export de date, oferind posibilitatea de a genera rapoarte și liste personalizate în funcție de criteriile specifice ale fiecărui proiect. Aceste exporturi vor facilita raportarea și analizarea informațiilor.

Soluția va permite configurarea accesului la informații pe baza unei matrici de drepturi personalizate, în funcție de rolul fiecărui utilizator. Acest mecanism va asigura o distribuție corectă a informațiilor și un nivel adecvat de confidențialitate pentru fiecare utilizator.

Soluția va include un sistem de securitate avansat, care va permite accesul securizat bazat pe nume de utilizator și parolă, asigurând protecția datelor sensibile și conformitatea cu reglementările interne privind accesul la informații. Sistemul va include roluri și drepturi de acces personalizate pentru fiecare utilizator, garantând protecția și integritatea datelor.

Soluția va oferi un mediu de colaborare dedicat, unde utilizatorii vor putea lucra împreună pe proiecte și documente, cu desemnarea de roluri și atribuții specifice. Aceasta va permite gestionarea eficientă a proiectelor de echipe mari și va asigura coordonarea fluidă între membrii echipelor.

Soluția va permite administrarea completă a rolurilor, grupurilor și drepturilor de acces dintr-o interfață dedicată, configurabilă. Administratorii aplicației vor avea acces la un panou de control centralizat, care va permite gestionarea rapidă și securizată a tuturor drepturilor de acces, asigurând astfel un nivel înalt de protecție a datelor și conformitate cu cerințele de securitate ale instituției.